Rapoartele privind progresele înregistrate sunt clare, cu un design mult mai complex decât rapoartele trimestriale. Acestea din urmă variază în formatul lor de la afaceri la întreprindere și instituție la instituție. Cu toate acestea, următoarele îndrumări de bază se aplică ambelor: Aveți grijă de publicul dvs. și de ceea ce se așteaptă să găsească în raport și păstrați-vă scrisul clar și concis, cu un ton serios, fără nonsens și un stil precis, deschis și fiabil.
Elementele de care aveți nevoie
-
Datele și informațiile care trebuie incluse
-
Un program bun de procesare a cuvintelor, cum ar fi Microsoft Word
Utilizați formatul de memo tradițional atât pentru progresul, cât și pentru raportul trimestrial. Începeți cu data, numele și poziția persoanei căreia îi va reveni raportul, numele și poziția dvs. și o linie clară și concisă. De exemplu, linia de subiect pentru un raport de progres ar putea fi Progress on Data Integration Project. Linia de subiect pentru un raport trimestrial este adesea mai puțin specifică și înseamnă pur și simplu ceva de genul "Raport trimestrial pentru departamentul de date, Trimestrul III 2010." Dacă raportul trimestrial este unul dintre mai multe care merg la aceeași persoană, asigurați-vă că știți exact formatul pe care persoana se așteaptă.Cititorul trebuie să digere rapid toate datele primite și se va aștepta să găsească anumite tipuri de informații în același loc în fiecare raport.
Pentru un raport de progres, deschideți cu un rezumat al progreselor, cum ar fi "Proiectul de integrare a datelor se desfășoară la timp și la buget". Dacă căutați ceva specific - ajutorul unui alt angajat sau departament, fonduri suplimentare etc. - inscripționați-o imediat pentru a vă asigura că nu este trecută cu vederea de către cititor. Deschideți raportul trimestrial într-o manieră similară, sumarizând informațiile conținute în raport.
Detaliți fundalul proiectului, care poate fi inclus în rezumatul progresului, dacă doriți, sumarizând rapid detaliile și descriind scopul și cronologia acestuia. În cadrul raportului trimestrial, puteți include progresele înregistrate de la ultimul raport, reprezentând atât cele bune, cât și cele rele. Rețineți că doriți să fiți deschisi și cinstiți.
Specificați în raportul de progres toate lucrările terminate și folosiți verbele de acțiune pentru a sublinia faptul că cei care lucrează la proiect au fost harnici. S-ar putea să includeți, de asemenea, anumite date când fazele proiectului au fost finalizate sau când o parte a acestuia a devenit activă sau a trecut online sau altceva este scopul. În acest moment, în raportul trimestrial și în formatul corespunzător, începeți să detaliați progresele înregistrate. Listează problemele care trebuie rezolvate.
Furnizați detalii într-un raport de progres al oricăror probleme cu care vă confruntați, strategii de rezolvare a acestora și un calendar pentru rezolvarea acestora sau explicații pentru motivul pentru care problema persistă.
Așezați programul de lucru în raportul de progres, împreună cu realizările pe care le anticipați în intervalul de timp care urmează. Puteți încheia raportul cu o evaluare globală a proiectului și ceea ce sa realizat până acum. În raportul trimestrial, prognoza oportunităților și provocărilor viitoare, împreună cu rezultatele anticipate și activitățile importante. Poate se încheie cu o cerere de comentarii, feedback și idei.
