Dacă activitatea dvs. implică o informare periodică a managerilor sau a conducerii superioare a departamentului dvs., este posibil să împărțiți această sarcină în trimestre sau segmente de trei luni. Multe organizații folosesc perioade trimestriale pentru operațiunile de contabilitate și financiară, deci vor avea nevoie de o informare care să corespundă acestui interval de timp. Un raport trimestrial ar trebui să includă un rezumat și informații despre progresul afacerilor, evidențierea, provocările și obiectivele realizate în această perioadă. S-ar putea să includă și referințe anecdotice care pot aduce la viață raportul dvs. prin evenimente reale care au avut loc în timpul trimestrului.
Studiați rapoartele trimestriale anterioare
Dacă acesta este primul raport trimestrial pe care îl scrieți, examinați rapoartele anterioare - trimestriale sau anuale. Pot exista informații de la sfârșitul anului pe care doriți să le transferați la acest raport trimestrial. De asemenea, ar putea exista un format preferat pentru raportul dvs. trimestrial. Probabil este bine dacă veți include informații suplimentare relevante; totuși, trebuie să rămânem în același format dacă nu este instruit altfel. Dacă nu aveți deja un șablon din rapoartele anterioare, creați unul, astfel încât să nu recreați acest pas în trimestrul următor.
Determinați sursele de informații
Cu excepția cazului în care raportul trimestrial este exclusiv în domeniul dvs. de competență, probabil că veți avea nevoie de informații din alte surse sau departamente. De exemplu, dacă raportul dvs. necesită date financiare, accesați secțiunea de contabilitate sau finanțare și solicitați datele de care aveți nevoie pentru acel trimestru. Dacă există date disponibile pentru trimestrul anterior, cereți acest lucru și în cazul în care doriți să desenați comparații între două trimestre.
Examinați subiectele de afaceri pentru raportare
Strângeți informații despre subiectele de afaceri pe care le revizuiți în raportul dvs. trimestrial. De exemplu, dacă sunteți manager de proiect al firmei de consultanță și scopul raportului este de a actualiza echipa de conducere cu privire la progresele înregistrate pentru mai multe angajamente diferite, luați în considerare numele fiecărui client, urmat de tipul de angajament ca subtipuri ca acesta:
- Client Name, tipul de angajament; de ex. Coaching executiv
- Client Name, tipul de angajament; de exemplu, Team Development Workshop
- Client Name, tipul de angajament; de exemplu, Evaluarea organizațională
Pentru fiecare subtopic, furnizați o scurtă descriere a angajamentului, inclusiv a personalului atribuit fiecăruia. Dacă sunteți managerul de proiect, includeți numele dvs. și numele clientului cu care ați comunicat în această perioadă, precum și o descriere a activităților dvs. în calitate de manager de proiect. Descrieți alte activități legate de angajament, cum ar fi numărul de ore lucrate de fiecare consultant desemnat și obiectivele, obiectivele și realizările fiecărui angajament. De exemplu, ați putea scrie,
"Consultantul ABC John Doe a creat activități de dezvoltare a echipei pentru un atelier de lucru din 1 februarie 2019. Scopul atelierului este de a revizui rezultatele evaluării organizaționale desfășurate la 1 decembrie 2018 și de a facilita activitățile de reintegrare a membrilor echipei la misiunea organizațională. "
Sunteți judecător cu privire la cât detaliu trebuie să furnizați, în funcție de lungimea și formatul raportului dvs. trimestrial. Această secțiune formează componenta narativă a raportului dvs.
Foile de calcul sunt utile
Pe lângă faptul că este util în prezentarea unei imagini financiare pentru raportul dvs. trimestrial, foile de calcul sunt apreciate de cititorii interesați de linia de jos. Nu este nevoie să includeți mai multe pagini în raportul dvs. narativ, însă o descriere cantitativă a activităților trimestriale oferă cititorilor dvs. un instantaneu al progresului afacerilor în zona dvs. Folosind același exemplu, dacă raportați mai multe angajamente, foaia dvs. de calcul ar putea reflecta bugetul de pornire, analiza arsurilor, costurile până în prezent și bugetul estimat pentru finalizare atât în dolari, cât și în procente.
Scrie Introducere și Concluzie
După ce ați adunat toate informațiile pentru raportul dvs. și ați pregătit un proiect, scrieți introducerea și concluzia. Introducerea trebuie să includă perioada pentru raportul dvs., sursele de informare, departamentul sau proiectele și publicul. Dacă raportul dvs. este lung sau complex, scrieți un rezumat care conține cele mai relevante informații într-un rezumat de o pagină. Concluzia ar trebui să reafirme evidențiarea pe parcursul trimestrului, precum și să explice pe scurt toate problemele notabile întâlnite pe parcursul trimestrului și previziunile pentru trimestrul următor.
