Prin definiție, un raport cuprinzător are scopul de a explora un subiect sau o idee în detaliu. În afaceri, rapoarte complexe sunt adesea folosite pentru a evalua și discuta situația financiară a unei companii. Rapoartele complete pot fi utilizate și în alte scopuri, cum ar fi rezumarea unei noi tendințe de afaceri sau descrierea unei noi piețe țintă. Învățarea exactă a modului în care puteți scrie un raport cuprinzător poate fi o abilitate de afaceri utilă pentru angajați, la orice nivel.
Înainte de a începe să scrieți
Înainte de a începe să scrieți raportul complet, colectați toate informațiile relevante, datele, diagramele, tabelele și documentele de care aveți nevoie să faceți referire pe măsură ce scrieți. Ar trebui să creați o schiță, un instrument de scriere care vă poate ajuta să vă organizați gândurile într-un format structurat. O schiță constă, de obicei, din propoziții scurte sau fraze care pot servi ca puncte de pornire pentru diferitele secțiuni ale raportului dvs. Deși aceste secțiuni vor varia în funcție de tipul de raport pe care îl scrieți, acestea pot include un rezumat, o introducere, un cuprins, câteva paragrafe principale, o concluzie, o anexă și o secțiune de referințe.
Scrierea raportului
Folosind schița dvs. pentru a vă ghida, începeți prin a scrie un prim proiect de raport cuprinzător. Începeți cu introducerea, care va spune cititorilor ce vor citi și explica principalele puncte care vor fi făcute în raport. După introducere, adăugați mai multe paragrafe sau secțiuni specifice care abordează punctele-cheie ale raportului dvs. La finalul raportului, scrieți o concluzie care rezumă raportul. Concluzia ar trebui să consolideze toate punctele principale pe care le-ați făcut în raport. Poate include recomandările sau opiniile dvs. cu privire la subiectul respectiv.
Rezumatul executiv
Odată ce ați scris raportul dvs., este util să scrieți rezumatul executiv. Aceasta constă din mai multe paragrafe care rezumă întregul raport. Rezumatul trebuie să ofere cititorului o previzualizare detaliată a raportului complet, astfel încât să poată alege punctele importante. Această secțiune a lucrării este adesea utilă pentru directorii ocupați care doresc să previzualizeze raportul pentru a înțelege ce este vorba. Un eșantion scurt dintr-un rezumat ar putea fi:
Exemplu:
Tricourile digitale, Inc. oferă cămăși de calitate superioară, echipate cu un algoritm de proprietate. Magazinele noastre sunt situate în unele dintre cele mai frumoase mall-uri din țară, aproape exclusiv în cartierele cu venituri mai mari. Echipele noastre de vânzări sunt bine instruite pentru a crea o experiență de cumpărare a cămășii artizanilor pentru fiecare client.
Acest raport a fost comandat pentru a descrie detaliile unei noi aripi propuse a companiei.
Pe baza cifrelor din ultimii cinci ani, raportul arată că veniturile au devenit stagnante, în timp ce alți comercianți cu amănuntul high-end înregistrează creșteri record. După cercetări ample, departamentul de investigație a stabilit că fiecare companie care a înregistrat o creștere a veniturilor a avut de asemenea o creștere a conținutului digital conectându-l cu clienții săi.
Cercetarea și dezvoltarea au stabilit că o aplicație digitală de montare, concepută pentru a oferi fiecărui tricou o potrivire perfectă fără vizite personalizate personale, ar crea o creștere substanțială a veniturilor. Acest raport detaliază în detaliu modul în care va fi folosit aplicația, cantitatea de cercetări practice efectuate și rezultatele proiectate ale adoptării acestei tehnologii.
Se recomandă ca toate magazinele să înceapă să includă noua tehnologie de montare digitală și că materialele de formare și marketing ar trebui să fie create în timp util pentru a beneficia de sezonul de sărbători care vine.
Documentele de susținere sunt utile
Scrieți sursa oricăror tabele, tabele sau grafice pe care le-ați utilizat în raportul din anexă și adăugați sursele de cercetare la pagina de referințe. Aceste documente justificative vor adăuga greutatea argumentelor dumneavoastră.
Procesul de editare
După ce ați terminat primul dvs. proiect, reveniți în raportul complet pentru a face modificări și completări după cum doriți. Puteți ajunge la mai multe proiecte până la sfârșitul procesului de scriere. Pe parcursul procesului de scriere, țineți minte publicul țintă. Tipul de limbă pe care îl folosiți va varia în funcție de cine va citi raportul cuprinzător. De exemplu, dacă scrieți pentru un expert în domeniu, puteți include termeni complexi, specifici industriei. Dar dacă scrieți pentru un laic, evitați folosirea jargonului și a acronimelor confuze. În unele cazuri, poate fi logic să se scrie un raport detaliat diferit pentru fiecare grup de părți interesate.
După ce terminați scrierea
După ce ați terminat procesul de scriere, este important să vă corectați lucrarea de mai multe ori, făcând corecțiile necesare. Înainte de a trimite raportul cuprinzător publicului vizat, luați în considerare solicitarea unui membru al departamentului de comunicații al companiei dvs. pentru a corecta și edita documentul. Acest pas este crucial dacă raportul cuprinzător va fi citit în viitor de către membrii publicului.
Acuratețea, gramatica și ortografia sunt esențiale, mai ales dacă raportul va fi citit de către managerii de nivel superior ai companiei dvs. În timp ce munca dvs. nu va fi citită de către fiecare membru al biroului corporativ al companiei, un mare raport cuprinzător vă poate face să arătați mai bine atunci când timpul de promovare se apropie.
