Cum se aude un furnizor

Furnizorii de calitate reprezintă o parte necesară a unei organizații deoarece oferă servicii și servicii pe care le utilizați pentru a vă servi clienții. Practicile comerciale ale furnizorilor au un impact direct asupra organizației dvs. Dacă aveți un furnizor care nu vă poate livra produsele la timp, acest lucru vă afectează în mod direct veniturile. Auditul unui furnizor este o parte necesară a unui sistem de management al calității. Puteți decide să auditați un nou furnizor, deoarece intenționați să îl utilizați pentru nevoile afacerii dvs. sau puteți decide să faceți un audit de la un furnizor actual din cauza unui incident care a avut loc în trecut.

Contactați furnizorul dvs. pentru a programa un timp pentru efectuarea auditului. Acordați atenție răspunsului furnizorului dvs., în special dacă sunteți sau nu receptivi la efectuarea unui audit. Luați în considerare timpul furnizorului dvs. și încercați să programați un timp de auditare care să fie benefic pentru ambele părți.

Dezvoltați planul de audit și examinați istoricul calității furnizorului dvs. Planul dvs. de audit este determinat de motivul pentru efectuarea auditului. De exemplu, dacă ați întâmpinat probleme legate de producție cu furnizorul dvs., atunci ar trebui să petreceți mai mult timp pentru a controla zona de producție.

Ajungeți la timp la facilitatea furnizorului dvs. Este important să țineți cont de orarul furnizorului. Dacă este posibil, încercați să evitați reprogramarea auditului, deoarece face compania dvs. să pară neprofesională.

Acordați atenție parcării, zonei de gunoi și zonei din fața biroului pentru a vedea dacă acestea sunt îngrijite. Luați notă dacă sunteți întâmpinați într-un mod profesional și amabil. Toate aceste lucruri sunt o reflectare a principiilor echipei de management a furnizorului.

Faceți un tur al facilităților. Căutați defecțiuni de echipament sau probleme de siguranță. Încercați să aflați cât de mulți lucrători temporari și câte angajați ai personalului lucrează la aceste unități. Audiți politicile de livrare ale furnizorului și respectați procesele de producție și de asamblare. Documentați atitudinea managerului în timp ce vizitați instalațiile și efectuați auditul.

Consultați facturile existente ale unui furnizor și contractele de stabilire a prețurilor pentru a vă asigura că furnizorul vă taxează cu precizie. Căutați discrepanțe în ceea ce privește prețurile, cum ar fi taxele inexacte și modificările de prețuri efectuate înainte de ora programată. Colaborați cu departamentul dvs. de plătibil pentru a căuta inconsecvențe în facturile furnizorilor, inclusiv diverse taxe inexplicabile și taxele de transport și de transport inexacte.

Verificați condițiile de afaceri ale unui nou furnizor. După câteva luni de la utilizarea unui nou furnizor, trebuie să examinați un lot de eșantioane din facturile furnizorului prin linie și contractele de afaceri pentru a vedea dacă termenii se potrivesc. Dacă găsiți o discrepanță care să dovedească faptul că ați fost supraîncărcat, trebuie să contactați furnizorul pentru a solicita o rambursare.

Luați note bune despre lucrurile pe care le observați. Acest lucru vă va ajuta atunci când este timpul să vă scrieți evaluarea și să o prezentați conducerii. Adăugați cât mai multe detalii necesare pentru notele dvs., astfel încât să puteți aborda eficient orice problemă.

Scrieți evaluarea. Includeți în evaluarea dvs. orice recomandări și sprijiniți-le cu dovezi. De exemplu, dacă vi se recomandă un echipament nou, documentați echipamentul defect pe care l-ați observat în timpul efectuării auditului. Furnizați furnizorului evaluarea și discutați problemele pe care le are furnizorul dvs.