Autorul și cronicarul Harvey MacKay a spus odată: "Dacă nu reușiți să planificați, atunci aveți de gând să eșuezi". Nicăieri acest lucru nu este mai adevărat decât în managementul de proiect. Un lider de succes trebuie să fie capabil să jongleze cu multe bile în timp ce se ocupă de o echipă diversă de oameni, iar planificarea strategică, evaluarea și măsurarea sunt la baza tuturor. Dacă puneți împreună un plan meticulos, comunicați în mod clar echipei dvs. și măsurați progresul de-a lungul drumului, calea către un proiect de succes este aproape sigură.
Definiți obiectivele. Înainte de a începe să conduceți un proiect, trebuie să lucrați îndeaproape cu clientul dvs. pentru a vă asigura că vă aflați pe aceeași pagină atunci când ajunge la ceea ce se așteaptă din livrarea finală și că așteptările clientului sunt rezonabile. Creați un document de definire a proiectului care oferă o imagine de ansamblu topologică, precizează obiectivele convenite și include domeniul de aplicare al proiectului, orice ipoteze și riscuri, modul în care planificați să abordați proiectul, ce părți din organizația dvs. vor lucra în cele din urmă cu privire la proiect, estimări de durată. Nu începeți un proiect fără ca acest document să fie semnat de sponsori sau clienți și de orice părți interesate cheie.
Planificați, planificați și planificați ceva mai mult. Jack Gido și James Clements, autori ai "Managementului de proiect de succes", spun că "Timpul necesar pentru elaborarea unui plan bine gândit înainte de începerea proiectului este esențial pentru realizarea cu succes a oricărui proiect." Începeți planificarea prin ruperea proiectului într-o serie de găleți mai mici, identificând sarcini în cadrul fiecăruia. Includeți reperele clare în planificare, care vă vor ajuta să evaluați dacă sunteți pe drumul cel bun sau nu, pe măsură ce progresează proiectul. Includeți costurile pe care le veți suporta fiecare etapă a parcursului și estimați orele omului pentru fiecare sarcină.
Asamblați o echipă care să lucreze la proiect, bazată pe orele și abilitățile de care aveați nevoie pe care le-ați identificat în timpul procesului de planificare. Evidențiați în mod clar obiectivele, obiectivele, sfera și bugetul general, precum și rolurile individuale ale acestora în cadrul proiectului. Asigurați-vă că fiecare membru al echipei are bugetul și resursele pentru a-și face treaba. Folosiți diagramele RACI după cum este necesar, astfel încât să fie clar cine este responsabil sau răspunzător pentru fiecare etapă, precum și cine sunt contribuabili și care trebuie să fie informați despre progres.
Creați un program de comunicare regulată cu echipa. Pentru proiectele pe termen lung, o întâlnire formală de echipă pe lună poate fi suficientă, trecând la o dată în fiecare săptămână în cursul proiectului. În ultimele săptămâni ale unui proiect, puteți găsi că sunt necesare întâlniri zilnice. Fiți accesibili în permanență pentru fiecare membru al echipei pentru a răspunde la întrebări.
Măsurați frecvent progresul proiectului. Misiunea dvs. este de a finaliza proiectul la timp, în limitele bugetului și așteptările părților interesate. Multe proiecte, totuși, suferă de fluctuațiile bugetare și de fluajul de aplicare. Jason Westland, autor și director executiv al firmei de management de proiect Method123, spune că bugetul proiectului ar trebui să fie o parte vie a proiectului pe care îl analizați în permanență cu echipa și părțile interesate cheie pe întreaga durată a proiectului. Dacă evaluezi în mod regulat progresul și comunici eficient cu echipa, ar trebui să fii capabil să identifici problemele cu bugetul și sfera de aplicare devreme și să faci corecțiile necesare.
