Directivele scrise adresate angajaților sunt adesea mai utile decât instrucțiunile verbale. O scrisoare care conține detalii despre o nouă politică sau o procedură oferă angajaților un document pentru referințe ulterioare. Pe lângă faptul că i-au ajutat să-și amintească cum să urmeze o nouă procedură, o scrisoare de directivă îndeplinește cerința legală de a furniza notificarea oficială a unei noi politici impuse de lege. De exemplu, la începutul anului 2011, multe orașe instituie interdicții de fumat care afectează afacerile din zonă. Este responsabilitatea angajatorului de a informa lucrătorii cum să respecte noua politică de fumat.
Plasați antetul companiei în imprimantă. Această directivă este o notificare oficială, iar antetul va consolida natura formală a informațiilor.
Introduceți data completă. Trebuie să includeți întotdeauna data la o directivă deoarece stabilește timpul de notificare. Treci peste o linie.
Introduceți numele destinatarului și adresa acestuia, dacă directiva merge numai la o persoană. Dacă este o scrisoare plină tuturor angajaților, omiteți numele și adresa.
Introduceți "Angajați dragi" urmat de un colon în cazul în care scrisoarea se adresează tuturor angajaților. Introduceți un nume specific dacă se întâmplă la o persoană.
Începeți scrisoarea cu o declarație directă despre instrucțiunile. Oferiți detaliile relevante despre politică sau procedură, cum ar fi momentul în care aceasta va intra în vigoare și cine este afectat de politică.
Listează pașii pentru finalizarea sarcinii sau pentru respectarea noii politici. Utilizați un limbaj clar, ușor de citit, pe care angajații îl pot urmări.
Explicați modul în care această nouă politică va aduce beneficii destinatarului (beneficiarilor) și vă mulțumiți pentru cooperarea acestora. Explicați ce se va întâmpla dacă un angajat alege să nu se conformeze directivei.
Indicați termenele sau informațiile de contact corespunzătoare în paragraful final. Descrieți metoda de evaluare a conformității angajaților, dacă este cazul. Oferiți-i să răspundă la orice întrebări pe care destinatarii ar putea să le aibă.
Închideți litera introducând o închidere respectuoasă și tastând numele și titlul complet. Semnează deasupra numelui tastat.
Au un alt supraveghetor să citească scrisoarea pentru a vă asigura că nu ați pierdut nici o informație.
Trimiteți scrisoarea (e). Dacă directiva este rezultatul unei modificări a unei legi, luați în considerare cererea de confirmare a semnăturii de la destinatar (destinatari) pentru a dovedi că directiva a fost primită.
