Este important să scrieți un raport de date care să comunice în mod efectiv subiectul cu directorii ocupați care au doar câteva minute pentru a trece prin raportul dvs. Unul dintre lucrurile cheie pe care trebuie să le includeți este reprezentarea vizuală a celor mai importante date, cum ar fi diagramele și graficele. De asemenea, trebuie să păstrați limbajul concis și liber de jargon.
Prezentarea generală a unui raport analitic bun
Primul pas este să subliniezi raportul în funcție de orientările pe care trebuie să le urmezi. Fiecare companie are, de obicei, un format propriu pentru scrierea de rapoarte, iar tu ești obligat să urmezi formatul tău. Această schiță vă va oferi în principiu o foaie de parcurs pe care să o urmați în timp ce scrieți raportul și, sperăm, vă va ajuta să vă ocupați de orice blocaj al scriitorului care ar putea apărea mai târziu pe linie. Ar trebui să elaborați raportul pentru a explica și analiza toate datele și concluziile într-un format ușor de citit. Dacă raportul dvs. este lung, este posibil să fie necesar să includeți și un cuprins.
Luați în considerare aspectul vizual
Datele, în sine, pot fi abstracte și dificil de pus în context. Deci, ar trebui să fii generos în utilizarea de diagrame, grafice și tabele pentru a ilustra rezultatele analizei tale. Unde este necesar, puteți include referințe în text pentru a explica o grafică vitală. Cititorul dvs. ar trebui să știe ce este cel mai important cu privire la fiecare grafic, așa că trebuie să îl evidențiați, în loc să descrieți doar ceea ce se poate vedea deja. De asemenea, asigurați-vă că referințele la text sunt aproape de grafica pe care o fac referire, astfel încât cititorii dvs. pot face conexiunea între cele două.
Faceți un proiect dur
După ce ați terminat cu o schiță, creați un proiect brut care include cele mai importante informații, structurate în conformitate cu schița. Detaliile tehnice nu sunt importante acum; acestea pot fi adăugate mai târziu. Ideea este să includeți mai întâi cele mai importante informații, astfel încât cititorul să le poată găsi cu ușurință atunci când primesc raportul. Amintiți-vă că mulți dintre cititorii dvs. sunt ocupați. De asemenea, nu uitați să fiți atenți cu utilizarea jargonului, evitându-l ori de câte ori este posibil.
Rezumatul executiv și Rezumat
Deși apar la începutul raportului, rezumatul și rezumatul sunt aspectele finale pe care le veți scrie. Ambele secțiuni reprezintă un rezumat al raportului, care prezintă concluziile importante ale raportului. De aceea le-ai scris ultima dată.
Rezumatul executiv are o semnificație proprie într-un raport de analiză a datelor. Motivul pentru care se numește un rezumat executiv este că este un rezumat pentru directorii companiei. Acestea sunt probabil oameni ocupați care nu au timp să citească întregul raport, trecând peste toate detaliile mai fine. Prin urmare, ar trebui să încercați, pe cât posibil, să surprindeți punctele esențiale ale raportului în rezumat, cum ar fi obiectivul, punctele importante de date și concluzia. Fiți cât se poate de concis și includeți doar cele mai importante puncte. Dacă directorii pot înțelege imediat ce este vorba despre raport, doar citind rezumatul executiv, atunci ți-ai făcut treaba.
Faceți revizuiri
Revizuiți analiza datelor de câte ori este necesar, asigurându-vă că organizați informațiile într-un mod logic coerent. Evitați paragrafele voluminoase și plictisitoare și folosiți spațiu alb pentru a face raportul estetic atrăgător. Prezentați informații tabulare ca diagrame. Și, în cele din urmă, evitați utilizarea vocii pasive pe tot parcursul.
