Robert Kent, fostul decan al Harvard Business School, a spus cel mai bine: "În afaceri, comunicarea este totul." Deseori numită abilitate soft, comunicarea oferă o legătură esențială între toate funcțiile de bază dintr-o organizație. Când personalul și administrația se angajează efectiv în toate formele de comunicare scrisă și orală, organizația își îmbunătățește profitabilitatea și credibilitatea în cadrul comunității de afaceri.
Standardizarea metodelor de comunicare. Fiecare individ din cadrul unei organizații are un stil de comunicare preferat: e-mail, mesagerie vocală, memorii, intranet de companie sau conversații față în față. Problemele apar atunci când angajații se bazează foarte mult pe o anumită metodă, cum ar fi memorii, și evită să se ocupe direct de colegi. Dacă sunteți manager sau supervizor, indicați în mod clar metoda preferată de comunicare pentru situații specifice tuturor angajaților.
Promovarea unei mai multe comunicări față în față. Angajații pot comunica cu pricepere informațiile factuale pe cale electronică prin e-mail, intranet, fax și mesagerie vocală. Dar ei trebuie să folosească o abordare mai directă atunci când se ocupă de emoțiile umane; de exemplu, promoții, demoții, reprimări, diferențe de opinie și mesaje de felicitare.
Practicați ascultarea activă. Du-te dincolo de a asculta doar conținutul discursului unui individ. Ascultați întreaga persoană observând cu atenție expresii faciale, gesturi și schimbări în postură. Ascultați fără judecată și nu vă întrerupeți. La intervale corespunzătoare, returnați ceea ce credeți că ați auzit și solicitați angajatului clarificări suplimentare.
Respectați diversitatea. Locul de muncă nu mai este unul omogen; angajații reflectă diferențele de vârstă, rasă, etnie, abilități fizice și orientare sexuală. În calitate de manager sau supraveghetor, trebuie să fiți conștienți de diferite stiluri de comunicare și de lucru. De exemplu, unii angajați asiatici nu se pot simți confortabil cu contactul vizual direct. În aceste cazuri, comunicarea față în față poate fi dificilă și stresantă.
Creșterea participării angajaților în timpul întâlnirilor. Desemnați un facilitator diferit la fiecare întâlnire; acest lucru va oferi fiecărui angajat posibilitatea de a-și îmbunătăți abilitățile de conducere și de comunicare. Începeți fiecare întâlnire cu un alt spărgător de gheață și solicitați în mod activ opiniile angajaților mai liniștiți.
