Încrederea este greu de câștigat și menținut în relațiile de afaceri. Uneori, ceva aparent mic, ca o neînțelegere sau o rușine percepută în comunicarea de afaceri, poate distruge o relație de lucru. În comunicarea de afaceri, bunele maniere pot însemna diferența dintre un profit și o pierdere. Învățarea de a fi curtoasă și politicoasă în orice moment poate economisi energia risipită la locul de muncă, îngrijorându-vă atunci când este posibil să fiți bătuți în eticheta de afaceri și curtoazie (a se vedea referințele 4).
Telefon
Asigurați-vă că atunci când nu puteți răspunde telefonului că mesajul dvs. înregistrat este sincer și politicos. Adesea, în tonul vocii se poate manifesta amabilitatea. Ne cerem scuze că nu este disponibil atunci când apelantul dvs. trebuie să vă vorbească este un spectacol de curtoazie. Afirmând când vă veți întoarce este o altă curtoazie. Cel mai important, întoarcerea promptă a unui mesaj nu este doar amabilă, ci și profesională. Când răspundeți la telefon, zâmbiți. Va apărea în vocea ta. Ascultați complet ceea ce trebuie să spună telefonul dvs. înainte de a începe să vorbiți. Asigurați-vă că cereți permisiunea înainte de a pune apelul în așteptare și așteptați ca apelantul să spună că este în regulă. Nu închideți niciodată fără a vă duce la revedere sau pentru a vă anunța că încheiați apelul, chiar dacă apelantul este nepoliticos.
E-mailurile merg foarte mult în comunicațiile de afaceri. De asemenea, durează mult timp. Ei pot deveni înregistrări permanente ale cuvintelor tale. Cu aceste cunoștințe, asigurați-vă că atunci când pregătiți un e-mail pe care l-ați citit cu voce tare sau revizuiți-l în alt mod, pentru a vă asigura că nu numai că vă înțelegeți, dar că o înțelegeți într-un mod curtenitor. Porniți-vă e-mailurile cu o salutare profesională care salută receptorul sau grupul de receptoare după nume (a se vedea referințele 3). Rețineți că acest e-mail nu este o notă casual între prieteni. Utilizați propoziții complete și gramatică bună. Nu scrieți niciodată un e-mail atunci când sunteți furioși sau în starea de spirit, pentru că sunt șanse ca un e-mail trimis în aceste condiții să lipsească curtoaziile care ar putea face comunicarea mai eficientă (a se vedea referințele 2).
scrisori
Adesea, este acceptabil să trimiteți o scrisoare pentru a transmite o comunicare de afaceri. Ca și în cazul unui e-mail, asigurați-vă că aveți o scrisoare de verificare pentru ortografie și format, iar gramatica verificată pentru corectitudine. Spune mulțumesc când și unde este nevoie. Asigurați-vă că ați închis scrisoarea dvs. cu o apreciere pentru timpul anticipat petrecut de către receptor citirea comunicării.
Față în față
Adesea, cea mai dificilă formă de comunicare de afaceri este livrată față în față. Este o practică bună să examinați în fața unei oglinzi ceea ce intenționați să spuneți. Acest lucru vă va oferi o idee bună despre modul în care expresiile faciale se schimbă odată cu mesajul dvs. Atunci când vizitați o altă țară pentru afaceri, nu este politicos să vă forțați cultura pe cei cu care sunteți acolo să faceți afaceri (a se vedea referințele 1). Înțelegerea diferențelor culturale vă poate ajuta să fiți amabili atunci când comunicați cu cei din țări în care curtoazele față în față sunt afișate diferit decât modul în care vă puteți obișnui.
Buletinele de buletin
Anunțurile postate pe buletinele de bord sunt comune în multe locuri de muncă. Această practică poate uneori să ducă la afișe de comunicare crude sau crude. Atunci când sunteți responsabili să transmiteți un mesaj tuturor imediat, trebuie să vă străduiți să fiți amabili cu toți. Folosirea de slang sau fraze neobișnuite poate ofensa și vă poate distruge intenția. Asigurați-vă că anunțul de buletin informativ sau buletinul informativ este scris cu toată atenția acordată altor comunicări profesionale de afaceri.
