Raportați scrierea într-o aptitudine esențială la toate nivelurile de afaceri. Scriind rapoarte clare și concise este o abilitate cheie pentru o comunicare eficientă în afaceri. Un raport eficient și bine scris poate conduce la vânzări, poate crea mai multe echipe coerente și mai bine funcționale, poate eficientiza procesele și poate îmbunătăți operațiunile financiare. Rapoartele pot avertiza managementul asupra oportunităților de creștere a afacerilor, pot identifica domenii în care se poate realiza o mai mare eficiență și pot stabili proceduri de afaceri coerente. Deoarece este atât de important pentru funcționarea majorității întreprinderilor, scrierea de rapoarte este considerată una dintre cele mai importante forme de comunicare în afaceri.
consideraţii
Raportul scris, deoarece este o parte atât de importantă a comunicării de afaceri, trebuie să fie bine planificat. Printre considerentele importante se numără cunoașterea publicului pentru care se scrie raportul, motivele pentru care sa scris raportul, scopul final pentru care este destinat raportul și personalul specific necesar pentru a contribui la informațiile esențiale pentru finalizarea raportului. Este esențial să se determine numărul de resurse de afaceri care vor intra în scrierea raportului și să se compare valoarea acestor resurse cu randamentul net așteptat de la crearea raportului. Dacă sunt necesare multe resurse valoroase pentru scrierea unui raport, dar raportul va produce doar un beneficiu mic, atunci nu este un proiect eficient. O formă de comunicare de afaceri mai puțin consumatoare de timp, cum ar fi un memorandum, poate fi ceea ce este necesar.
Planificare
Odată ce toate considerațiile au fost examinate și documentate, autorul raportului - sau șeful proiectului dacă mai mulți scriitori creează raportul - construiește un plan. Planificarea este esențială pentru comunicarea eficientă a afacerilor, nicăieri mai mult decât în scrierea de rapoarte. Un plan cuprinzător pentru redactarea unui raport cuprinde cronologia pentru crearea raportului, materialele necesare, o listă a tuturor contribuabililor și toate materialele necesare și materialele necesare, cum ar fi opera de artă.
producere
Producția este pasul major în toate proiectele de comunicare în afaceri. În scrierea de rapoarte, producția poate dura doar o zi sau mai mult de câteva luni, în funcție de sfera proiectului. Este important să consultați planul periodic pe parcursul lungilor proiecte de elaborare a rapoartelor pentru a vă asigura că proiectul este pe cale să finalizeze în timp util.
Revizuire
Un raport este în general revizuit de cel puțin scriitorul înainte de a fi livrat destinatarilor finali. Bună gramatică și stil sunt necesare pentru toate comunicările de afaceri, astfel încât revizuirea ar trebui să includă - cel puțin - o revizuire a ortografiei și punctuație. Dacă timpul permite, trebuie efectuată o revizuire mai amplă a conținutului. Dacă este posibil, corectorul ar trebui să fie cineva care vede din nou materialul; "ochii proaspeți" sunt capabili să semnaleze greșeli sau probleme gramaticale pe care cineva care au fost implicați îndeaproape în crearea raportului nu s-ar putea prinde.
Livrare
Realizarea unui raport poate lua mai multe forme: un raport poate fi prezentat ca prezentare de diapozitive și discuții, tipărit și trimis prin e-mail în întregime către destinatari sau împărțit în mai multe secțiuni și difuzat în mai multe săptămâni pentru diferiți destinatari. O versiune mai scurtă a unui raport lung poate fi prezentată, în timp ce versiunea completă este furnizată prin imprimare. Metodele de livrare sunt dictate de lungimea raportului, disponibilitatea scriitorului de a prezenta constatările și locațiile geografice ale destinatarilor.
