Structura unei organizații de achiziții variază de la o singură persoană responsabilă cu achiziționarea către un departament centralizat sau o organizație descentralizată cu profesioniști din domeniul achizițiilor care lucrează în locații separate sau unități de afaceri. Obținerea structurii potrivite este esențială, deoarece achizițiile reprezintă de obicei jumătate din cheltuielile unei organizații, potrivit Business Reference. De asemenea, joacă un rol important în strategia competitivă a unei companii.
Responsabilitate individuală pentru achiziții
Într-o afacere inițială sau mică, o persoană, cum ar fi directorul financiar, poate să își asume responsabilitatea pentru achiziții publice. În mod alternativ, membrii individuali ai echipei de conducere, cum ar fi managerul de producție, managerul de birou sau managerul de marketing, pot achiziționa produse sau servicii pentru a-și îndeplini propriile cerințe departamentale. În acest scenariu, societatea nu ar avea o procedură consecventă de cumpărare și ar lipsi orice putere de cumpărare pentru a negocia oferte mai bune de la un grup de furnizori fragmentați.
Departamentul de Achiziții
Pe măsură ce crește, compania poate numi un manager de achiziții cu calificări profesionale. Compania poate, de asemenea, să recruteze unul sau mai mulți asistenți de cumpărare dacă scara de achiziții crește. Managerul sau echipa își asumă responsabilitatea pentru achiziționarea de bunuri pentru toate departamentele, discutarea cerințelor acestora, identificarea furnizorilor și a comenzilor de procesare. Prin coordonarea achizițiilor, compania poate plasa comenzi mai mari cu furnizorii preferați. Poate fi capabil să negocieze rate mai mici și să impună standarde de calitate consistente furnizorilor.
Structura centralizată de achiziții
Companiile cu un număr de locații, diviziuni de operare sau unități de afaceri au posibilitatea de a alege structuri centralizate sau descentralizate. În modelul centralizat, un singur departament de achiziții își asumă responsabilitatea pentru achiziționarea în numele companiei. Departamentul, care poate consta dintr-un director de achiziții, manageri și asistenți, impune politici și proceduri standard în întreaga organizație, cu scopul de a reduce costurile, de a crește eficiența achizițiilor și de a obține o calitate consecventă. Pentru a îmbunătăți serviciul în diferite locații, departamentul poate numi specialiști responsabili pentru achiziționarea anumitor categorii de aprovizionare.
Structura de achiziții descentralizată
În modelul descentralizat, compania delegă autoritatea de achiziție către locații și diviziuni. Managerii de achiziții și asistenții achiziționează bunuri pentru nevoile locale, deși pot beneficia de sprijin de la o mică unitate centrală. În timp ce o structură descentralizată dă autonomie și reduce blocajele, aceasta poate duce la cumpărarea ineficienței, a unor standarde incoerente și a costurilor generale de achiziție mai mari.
Modelul strategic de aprovizionare
Companiile care au nevoie de livrări esențiale, cum ar fi componente critice de inginerie sau care doresc să armonizeze calitatea într-o serie de furnizori, s-au mutat de la practicile tradiționale de achiziții la relațiile pe termen lung cu partenerii strategici de aprovizionare. Membrii echipei de achiziții responsabile cu aprovizionarea strategică se concentrează asupra livrărilor critice, lăsând achiziționarea de bunuri de consum către alți membri ai echipei. Echipa de aprovizionare strategică plasează contracte de aprovizionare pe termen lung și colaborează cu partenerii de aprovizionare pentru a reduce costurile, pentru a armoniza nivelurile de calitate și de producție și a întreprinde proiecte comune de dezvoltare a produselor.
