Există numeroase proceduri și procese de achiziții, dar există anumite proceduri care ar trebui să fie comune tuturor departamentelor de achiziții publice. Acestea includ selectarea furnizorului, solicitarea de informații, depunerea ofertelor, evaluarea ofertelor, atribuirea contractelor și inspecția..
Selectarea furnizorului
În general, organizațiile au o listă preferată de furnizori aprobați, care este menținută de departamentul de achiziții publice. Acestea sunt companii care au trecut printr-un proces de selecție și au găsit că satisfac cele mai bune nevoi ale unei companii.
Solicitând informații
Atunci când există o cerință de a cumpăra elemente pe care actualii furnizori preferați nu le pot furniza, o companie va investiga de obicei piața. Cerința va fi trimisă furnizorilor selectați care vor primi o ofertă. Pentru cererile cu valoare redusă, o cerere informală de informații sau o cerere de ofertă este trimisă furnizorilor identificați. Pentru elementele cu valoare mai mare, va fi urmat un proces de licitație complet. Aceasta poate dura adesea până la șase luni de la identificarea nevoii de atribuire a contractului final.
Tender Returns
Furnizorii sunt de obicei rugați să returneze ofertele lor unui ofițer numit până la un anumit timp și dată. Ofertele pot include o descriere a serviciului sau a bunurilor furnizate de furnizor, costul propus pentru efectuarea lucrărilor necesare sau furnizarea livrărilor necesare, informații financiare ale companiei și orice întrebări pe care organizația de cumpărare le-a cerut potențialului furnizor.
Evaluarea ofertelor
Odată ce ofertele / ofertele sunt returnate, o organizație de cumpărare are, de obicei, un anumit timp pentru a evalua veniturile, a lua o decizie contractuală și a informa atât furnizorii de succes, cât și cei care nu au reușit. Înainte de trimiterea documentelor de licitație, o organizație de cumpărare va elabora un criteriu de punctare împotriva căruia candidații vor fi marcați și clasificați. Considerații precum prețul și calitatea sunt criteriile obișnuite de notare.
Acord de atribuire
Odată ce ofertele au fost evaluate și marcate, furnizorii vor fi notificați cu o aprobare sau o respingere. Furnizorii de succes sunt, de asemenea, notificați în scris. Este cea mai bună practică de achiziții publice pentru a oferi furnizorilor fără succes șansa de a fi informat. Acest lucru le permite să afle de ce oferta lor nu a fost selectată și să înțeleagă mai bine ofertele viitoare.
Concluzie privind contractul
După livrarea serviciului / furnizării, organizația de cumpărare va verifica dacă au fost respectate calitatea, cantitatea și specificațiile. În acest moment, organizația va emite plata. În multe cazuri, este o practică standard de a avea o întâlnire post-contract între organizația de cumpărare și organizația furnizoare. Oferă fiecărei părți posibilitatea de a oferi feedback și de a elabora un document post-mortem pentru viitoarele activități contractante.
