Monitorizarea și evaluarea procedurilor de achiziție este parte integrantă a managementului unei organizații. Procesul de achiziții publice merită un nivel ridicat de atenție din partea conducerii, pentru a se asigura că aceasta nu este pradă fraudei și corupției. Procedurile de achiziție trebuie să includă controale eficiente pentru a obține responsabilitate și transparență. Managementul permanent al monitorizării și evaluarea procesului de achiziție stabilește integritatea și conformitatea cu legile și standardele etice.
Identificați controalele interne care există și dacă comenzile funcționează așa cum au fost proiectate. Nu ar trebui să existe nicio oportunitate pentru ca oricare dintre controale să fie suprasolicitat. Principalele controale interne pe care trebuie să le evalueze includ separarea sarcinilor, controalele de supraveghere, primirea de controale, controalele de autorizare și controalele de înregistrare.
Elaborarea unei liste de verificare a conformității pentru a determina dacă procedurile de achiziție sunt respectate. Lista de verificare ar trebui proiectată în colaborare cu angajații și cu conducerea. Prin participarea la elaborarea listei de verificare, angajatul este, în esență, instruit și are o mai mare conștientizare a procesului. O bună listă de verificare a conformității consolidează procedurile existente și traduce obiectivele corectitudinii, deschiderii și concurenței.
Efectuați o evaluare a riscurilor pentru a identifica sau a identifica posibile preocupări, deficiențe sau zone cu risc ridicat. Prin identificarea indicatorilor sau a "steagurilor roșii", organizația poate să asigure efectuarea unor controale interne adecvate pentru a preveni neregulile. Prin identificarea riscurilor, conflictele de interese și incidența fraudelor și a corupției pot fi reduse.
Urmăriți achizițiile specifice prin întregul proces de achiziții publice. Luați în considerare dacă achiziția a prevăzut o concurență deschisă și dacă aceasta era transparentă și fără discriminare anumitor furnizori. Determinați dacă metoda de achiziție utilizată a fost potrivită pentru bunul sau serviciul achiziționat și asigurați-vă că a fost documentată în mod adecvat.
