Documentarea controalelor interne și a proceselor poate fi o provocare. Procesele complexe sunt prezentate într-un stil ușor de înțeles și nu este o sarcină simplă. Trebuie să aveți abilități excelente de comunicare, atât oral cât și în scris, pentru a face o treabă bună. Pașii pentru a crea o documentație bună implică intervievarea angajaților, observarea, evaluarea și organizarea. Un aspect important al creării unei documentații este de a permite modificări ulterioare. Procesele se schimbă și, ca urmare, documentele trebuie să se schimbe și ele.
Interviuți angajații. Acesta este primul pas în acest proces. Nu faceți presupuneri și nu puneți întrebări pentru a verifica clar înțelegerea. Cereți angajaților să vă arate ce vorbește. Dacă cineva trebuie să aprobe o lucrare, cereți să vedeți acea hârtie. Unii oameni preferă să folosească un aparat de înregistrare pe bandă și apoi să transcrie informațiile. Aceasta poate fi o idee bună dacă cineva vorbește și prezintă procesul în același timp cu multe detalii. "Arată și spune" este calea de parcurs.
Observați-vă împrejurimile. Dacă procesul vizează atașarea facturilor pentru verificarea cererilor, de exemplu, rețineți dacă acest lucru se efectuează efectiv. De multe ori oamenii vă spun modul corect de a face un anumit proces, dar asta nu înseamnă că este așa cum se face. Deoarece documentați realitatea, observarea procesului poate fi utilă pentru a adăuga informații bune, care nu sunt evidente în timpul interviului. Uită-te în dulapuri de umplere, și observați ce documente au oamenii la birourile lor.
Evaluați eficiența unui proces în timp ce îl documentați. Dacă vedeți procese care nu funcționează sau nu sunt efectuate de două ori, faceți o notație a acestora. Aceasta este cea mai bună metodă de a adăuga valoare proceselor dvs. de documentare a muncii. Când evaluezi un proces, te uiți în mod obiectiv și poți face sugestii pentru îmbunătățiri. Asigurați-vă că respectați protocolul atunci când faceți recomandări. Amintiți-vă: dacă procesele se modifică din cauza recomandărilor dvs., va trebui să documentați procesele îmbunătățite - nu numai cele vechi.
Documentație de fișiere în bindere și online în foldere. Folosind șabloane pentru a standardiza documentația ajută la menținerea ușor de citit. Fiecare liant sau dosar trebuie să aibă un index cu informații despre o zonă. De exemplu, ați putea avea un liant cu privire la Conturile de plată, unde puteți să scrieți narațiuni și diagrame care să documenteze procesul. Este posibil să aveți un alt liant despre Salarizare și încă un alt despre creanțele contabile. Separarea documentației privind procesele poate ajuta utilizatorii să găsească informații. Au aceeasi organizatie pe toate binderele in ceea ce priveste ordinea documentatiei, cuprinsul in fata etc. Aceasta este foarte importanta atunci cand trebuie facute schimbari si trebuie sa gasiti rapid un element anume.
sfaturi
-
Utilizați programul Word sau alt program pentru a crea documentația.
Luați în considerare software-ul de documentație specific industriei dvs., care vă poate economisi timp în scris și organizare. Luați în considerare efectuarea atât a narațiunilor cât și a schemelor de evoluție pentru a îmbunătăți claritatea. Evitați utilizarea jargonului sau a inițialelor
Alte considerente includ: Scrieți propoziții scurte și evitați vocea pasivă; nu-l înfrumuseți sau nu implicați judecăți. De exemplu, nu scrie despre recepționerul frumos. Scrie despre recepționer. Nu utilizați nume reale de persoane - utilizați întotdeauna nume de poziții și păstrați-le consecvent în documentație; aveți un manager sau un supervizor citiți documentația pentru a vă asigura că este corect; și să aveți grijă de informațiile confidențiale din documentație. Nu arătați exemple de semnături de verificare sau nu afișați informații confidențiale despre salarizare.
Avertizare
Fiți conștienți de utilizatorii documentației dvs. Ele pot include nu numai persoane interne, ci și auditori și alte părți interesate. Acest lucru foarte vizibil. Deci, asigurați-vă că munca dvs. nu are greșeli gramaticale sau de ortografie.
