Documentarea minutelor de întâlnire necesită o organizare și o atenție deosebită pentru detalii. Deoarece procesul-verbal de întâlnire devine adesea documente juridice, este important să rezumăm cu acuratețe discuțiile. Efectuați o copie de siguranță și păstrați-o într-o locație sigură și distribuiți copii suplimentare părților relevante. Cu practica, devine mult mai ușor să documentezi minutele de întâlnire cu exactitate și concis.
Elementele de care aveți nevoie
-
Laptop
-
Software de procesare a textului
-
Ședința agendei
-
Copie a regulilor de ordine ale lui Robert
Documentarea minutelor întâlnirii
Ajungeți devreme, pentru a vă pregăti laptopul și gata de plecare. Rețineți data, ora, locația și lista participanților. Înregistrați cât mai mult din discuțiile de întâlnire posibil pentru viteza de scriere. Nu vă faceți griji cu privire la erorile de ortografie sau gramaticală. Dacă pierdeți un pas important, cum ar fi trecerea unei acțiuni sau a unei acțiuni, este bine să întrebați participanții la întâlnire pentru a clarifica formularea. Salvați documentul ocazional pentru a preveni pierderea datelor.
Modificați-vă minutele de întâlnire cât mai curând posibil după întâlnire, când memoria discuției este încă proaspătă. Corectați orice greșeli de ortografie sau gramatică și asigurați-vă că formatarea este consecventă în tot documentul. Introduceți un "filigran" pentru a informa cititorii că procesul-verbal nu a fost încă aprobat și făcut oficial. Salvați fișierul utilizând un nume de fișier care este ușor de identificat și diferențiat ulterior, cum ar fi "StrataCouncilMinutesDecember5".
Trimiteți procesul-verbal șefului ședinței sau altei persoane desemnate să revizuiască discuția. Modificați din nou minutele, pe baza feedback-ului primit. Când editați, aveți grijă să mențineți integritatea minutelor. Nu adăugați discuții care nu au apărut sau eliminați discuțiile care au avut loc. Salvați din nou fișierul.
Păstrați filigranul "Proiect" în document până când minutele primesc aprobarea oficială. Aceasta se întâmplă de obicei la reuniunile ulterioare ale aceluiași comitet.
Odată ce comitetul aprobă minutele, scoateți filigranul "Draft" și salvați din nou fișierul. Distribuiți, dacă este necesar, minutele aprobate membrilor comisiei.
sfaturi
-
Aveți o copie a regulilor de ordine ale lui Robert (sau a oricărui ghid care utilizează comitetul dvs.) pentru a le folosi ca referință în timpul întâlnirii. Acest lucru vă poate ajuta să înregistrați corect procedurile de întâlnire.
Unii oameni preferă să documenteze minutele întâlnirii utilizând mai întâi scurtături, apoi să scrieți notele mai târziu. Această metodă poate funcționa la fel de bine ca și luarea de minute utilizând un laptop. Depinde de preferințele tale personale.
Pentru întâlniri foarte importante, luați în considerare utilizarea unui magnetofon pentru a realiza o înregistrare audio a procesului.
