Adresarea unei scrisori de afaceri unei persoane este relativ simplă. Scrieți numele și adresa persoanei utilizând formatul Post Office din S.U.A. și continuați cu "Stimate Domn / Domn. / Ms". Când trebuie să adresați mai mulți destinatari în aceeași scrisoare de afaceri, lucrurile se complică. În funcție de locația destinatarilor, veți adresa fiecărui destinatar individual sau veți utiliza notația "carbon copy" - "cc" - în partea de jos a literei.
Oameni multipli, aceeași adresă
Când adresați mai multor destinatari din aceeași organizație, nu este nevoie să repetați adresa de mai multe ori. Trebuie doar să scrieți numele și titlul fiecărui destinatar urmat de adresa companiei unice. Ar trebui să arate ceva de genul:
Doamna Mary Harris, CEO
Dl. Robert Martinez, Directorul Facilităților
Dr. Philippa Bennett-Price, Director Financiar
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Salutul tău ar trebui apoi să enumere numele în aceeași ordine ca și adresa, urmată de un colon (":"), de exemplu "Dragă doamnă Harris, domnul Martinez și dr. Bennett Price:" Scrierea "Dragă Maria, Robert și Philippa: "este perfect dacă sunteți în termeni de nume. Este plăcut să trimiteți fiecărei persoane o scrisoare și un plic separat, prin urmare, să imprimați și să semnați o copie originală pentru fiecare destinatar.
Persoane multiple, adresă diferită
Când aceeași literă se adresează mai multor destinatari din diferite locații, fiecare persoană primește o scrisoare adresată individual. Indicați că ați trimis scrisoarea altor persoane prin plasarea "cc:" în partea de jos a literei de sub linia de semnătură, urmată de numele celorlalți destinatari în ordine alfabetică. "CC" înseamnă o copie de carbon, referindu-se la hârtia de carbon care a fost utilizată pentru a face copii suplimentare de documente înainte de inventarea fotocopiatului - astăzi, folosim expresia "copy courtesy". Asigurați-vă că revizuiți linia "cc:" în fiecare literă, astfel încât fiecare destinatar să știe cine sunt toți ceilalți destinatari. Includeți adresele lor dacă acest lucru va fi de folos destinatarului dvs.
Când sunt mulți destinatari
Când aveți mulți destinatari, cum ar fi membrii unui comitet, poate fi mai potrivit să pregătiți o singură scrisoare adresată grupului și să plasați un bloc de distribuție la sfârșitul scrisorii. Este acceptabil să salutăm grupurile mai mari ca un grup de oameni, de exemplu, "Dragi investitori" sau "Dragi membri ai consiliului". Dacă scrisoarea este distribuită intern în cadrul propriei organizații, este bine să utilizați salutul informal "Dear all".
Un cuvânt de prudență
Deși există o anumită etichetă pentru adresarea scrisorilor mai multor destinatari, nu există reguli dure și rapide. Compania dvs. poate avea propriul stil care poate sau nu să respecte standardele tradiționale. Consistența oferă o impresie bună despre marca dvs., așa că verificați dacă toți angajații dvs. urmăresc același stil în fiecare comunicare de afaceri.
