Un raport de contact documentează toate subiectele discutate în timpul întâlnirilor, apelurilor de conferință și apelurilor telefonice. Un astfel de exemplu de raport de contact este utilizat în timpul strângerii de fonduri; rezumă subiectele discutate de un profesionist în domeniul dezvoltării fondurilor cu un potențial donator. Raportul vă ajută să clarificați orice neînțelegeri sau întrebări despre care părți au împărtășit informațiile. Scrierea unui raport de contact poate părea dificilă și inutilă, dar pe termen lung poate economisi timp și poate reduce la minimum frustrarea.
Adresați-vă toate numele tuturor participanților la întâlnire, conferință sau telefon. Scrie-le în partea de sus a hârtiei, împreună cu data și ora la care întâlnirea a început și sa încheiat.
Luați note cu privire la toate aspectele importante ale reuniunii, apelului telefonic sau apelului conferință.
Introduceți raportul de contact referitor la notele de întâlnire. Includeți numele societății și persoana care reprezintă compania, precum și numele altei companii sau reprezentantul acesteia.
Conectați data și mijloacele de contact. În cazurile comerciale, documentați numele tuturor angajaților sau persoanelor care au fost implicate în întâlnire; ceea ce a avut importanță în cadrul reuniunii; care a spus ce; ce informații au fost discutate și ce sa realizat; următorul articol pentru a vorbi sau dacă totul a fost soluționat; iar în primul caz, data următoarei reuniuni.
Priviți raportul de contact și asigurați-vă că nu lipsește nimic. Adăugați detalii lipsă.
Trimiteți raportul de contact, fie prin e-mail, prin fax sau prin poștă.
