Rezoluțiile sunt documente oficiale folosite pentru a solidifica și a documenta voturile asupra unei decizii luate de membrii consiliului unei organizații guvernamentale non-profit sau din sectorul public. De regulă, deciziile se referă la chestiuni financiare, punerea în aplicare a politicii sau orice adoptare, autorizare sau aprobare a acțiunilor întreprinse de entitatea non-profit sau guvernamentală.
Formați o rezoluție prin plasarea datei rezoluției și a unei rezoluții sau a unui număr de referință în partea de sus a formularului de rezoluție. Dacă este votată prima rezoluție, numărul poate fi 00001, iar fiecare altă rezoluție după prima va fi numerotată în ordine.
Numele rezoluției ar trebui să fie intitulat în funcție de subiect. De exemplu, un titlu posibil ar putea fi "Aprobarea bugetului pentru anul fiscal".
Limba rezoluției ar trebui să fie formală, începând cu prima propoziție care face referire la responsabilitatea consiliului. Un exemplu este, "întrucât este responsabilitatea Consiliului de a aproba toate bugetele organizației non-profit XYZ."
Următoarea propoziție sau următoarea porțiune a rezoluției ar trebui să documenteze fapte sau să motiveze motivul pentru care acțiunea este luată. De exemplu, "întrucât personalul financiar al organizației non-profit XYZ a elaborat bugetul bazat pe proiectele, cheltuielile și costurile operaționale pentru organizația XYZ și întrucât contabilul XYZ a auditat și a revizuit toate situațiile financiare din anul fiscal precedent; și întrucât bugetul actual constă în cifrele proiectate bazate pe cheltuielile anterioare și pe cheltuielile preconizate și pe situațiile contabile."
Ultima afirmație privind rezoluția constă în acțiunea votată, cum ar fi: "Acum, deci, să fie hotărât să aprobe, să adopte și să autorizeze bugetul XYZ pentru anul fiscal". Următoarea porțiune din rezoluție enumeră numele membrilor consiliului de administrație care votează asupra rezoluției și un spațiu, împreună cu votul de aprobare sau dezaprobare. Rezoluția este aprobată dacă majoritatea membrilor consiliului de administrație votează "da" și rezoluția nu este aprobată dacă majoritatea membrilor consiliului de administrație votează "nu". O semnătură a președintelui consiliului ar trebui să fie înscrisă pe document împreună cu înregistrarea votului.
