Întâlnirile se întâmplă în mod regulat în lumea afacerilor, iar minute sunt documentele oficiale utilizate pentru a înregistra acțiunile întreprinse și deciziile luate. Întrucât minutele devin documente oficiale în ochii companiei, orice schimbări care trebuie făcute în procesul-verbal necesită un addendum. Atunci când creați un addendum, trebuie să știți când și cum să îl prezentați comitetului de ședință și să-l adăugați în procesul-verbal oficial, astfel încât să nu faceți aceste schimbări de bună voie.
Pregătiți copii ale minutelor oficiale de la ultima ședință, astfel încât toți cei care au participat la întâlnire să le poată examina.
Treceți minutele la următoarea întâlnire. Este obișnuit ca președintele întâlnirii să înceapă lucrurile prin revizuirea procesului-verbal de la ședința anterioară. Toți participanții trebuie să citească minutele și să le aprobe înainte de a merge mai departe. Dacă cineva are ceva de adăugat, modificat sau corectat, atunci acesta este momentul potrivit pentru a spune acest lucru.
Notați modificările minutelor. Puteți scrie modificările direct pe copia dvs. de minute sau puteți lua notele pe o bucată separată de hârtie.
Permiteți tuturor membrilor săi să convină asupra modificărilor propuse la procesul-verbal, care vor fi expuse în addendum. Dacă toată lumea este de acord, atunci puteți merge mai departe cu crearea addendum la minute.
Creați addendumul după ce întâlnirea este amânată. Cel mai bine este să faceți imediat după întâlnire addendumul, astfel încât informațiile să fie încă proaspete în mintea ta. Utilizați șablonul minute pentru a scrie în informațiile adiționale.
Circulați minutele oficiale cu atașamentul atașat în spatele acestora membrilor grupului de întâlnire. S-ar putea să nu doriți să așteptați până la următoarea întâlnire pentru a face acest lucru, în cazul în care este departe în viitor. Trimiteți mai degrabă o copie electronică a proceselor-verbale și a addendum-ului prin e-mail către grup și lăsați-i pe membri să știe că feedbackul sau aprobarea lor este binevenită. Dacă toți cei din grup aprobă procesul-verbal cu addendum, atunci acesta devine noul dvs. document de lucru.
Aduceți procesul-verbal și addendumul la următoarea întâlnire pentru a obține semnătura președintelui. Minutele devin oficiale numai după ce președintele le semnează.
