Când închiriați în locul proprietății proprii, faceți o promisiune de a plăti chiria, taxele de întreținere și alte cheltuieli proprietarului. Banii plătiți în fiecare lună sau trimestru se numesc cheltuieli de chirie. Acești bani se înregistrează în contul dvs. de profit și pierdere în cursul lunii la care se referă chiria. Chiria in avans este o chirie pe care o plătiți în avans la data scadenței. Aceasta reprezintă o plată în avans pentru o prestație viitoare, astfel încât să o înregistrați ca un activ pentru companie.
Ce este chiria preplătită?
Atunci când o afacere închiriază un sediu, cum ar fi un birou, un magazin de vânzare cu amănuntul sau o clădire fabrică, chiria este în general datorată în avans pentru luna sau trimestrul acoperit de plata chiriei. De exemplu, chiria din iunie se poate datora la 31 mai sau 1 iunie. Multe companii plătesc chiria prin cec. Aceasta înseamnă că trebuie să fie organizate și să primească cecul prin poștă cu câteva zile înainte de data scadentă. În caz contrar, proprietarul nu poate primi controlul chiriei la timp, iar afacerea ar putea fi lovită cu consecințe comerciale grave, cum ar fi dobânda, taxele târzii și un posibil anunț de evacuare.
Chiria în avans este pur și simplu suma plătită pentru chirie înaintea perioadei de închiriere la care se referă. Când scrieți un cec în luna mai care acoperă chiria pentru luna iunie, ați efectuat o plată în avans pentru chirie. Unele companii ar putea plăti chiria cu câteva zile în fiecare lună pentru a vă asigura că verificarea chiriei ajunge la timp. Alții aleg să plătească în avans chiriile de mai multe luni din motive comerciale, de exemplu, pentru a obține o reducere de închiriere sau doar pentru a vă asigura că plata chiriei este plătită. Indiferent de motivele dvs., dacă deschideți carnetul de cecuri înainte ca chiria să fie datorată, plătiți chiria.
Care sunt cheltuielile de închiriere?
Cheltuielile de închiriere reprezintă toate costurile asociate cu leasingul unei proprietăți în cursul unei perioade de raportare. În mod evident, include chiria pe care o plătiți în fiecare lună sau trimestru, dar include și orice alte cheltuieli necesare pentru a utiliza o proprietate. De exemplu, este posibil să plătiți bani în plus pentru a acoperi aspecte precum asigurarea, întreținerea, repararea zonelor comune ale clădirii și securitatea.
Cheltuielile de chirie sunt costuri fixe, spre deosebire de costuri variabile, ceea ce înseamnă că trebuie să le plătiți în fiecare lună sau trimestru, indiferent de cantitatea de produs pe care o produceți. Chiar dacă închideți operațiunile timp de o lună, trebuie să plătiți chiria și alte angajamente de leasing. Astfel, cheltuielile cu chiriile pot fi o scurgere substanțială a veniturilor operaționale ale unei companii.
Care sunt diferențele dintre cheltuielile de închiriere și chirie preplătite?
În termeni simpli, diferența este simplă: o cheltuială de chirie este suma pe care trebuie să o plătiți în baza unui contract de închiriere, iar chiria plătită este orice cheltuială pe care o plătiți înainte de data scadenței. În termeni contabili, lucrurile devin puțin mai complicate.
Cheltuielile de închiriere se încadrează, în general, în categoria Cheltuieli de vânzare, cheltuieli generale și administrative care o includ în contul de profit și pierdere. Alte cheltuieli de vânzare și cheltuieli generale includ cheltuieli atât de diverse, cum ar fi salariile, bunurile de birou, asigurările și litigiile. Cheltuielile de închiriere sunt clasificate ca venituri administrative, cheltuielile administrative și alte costuri generale, deoarece o întreprindere utilizează proprietatea imobiliară pentru a opera și a face bani
Companiile de producție își pot trata cheltuielile de chirie ușor diferit. Este mult mai comun ca aceste companii să includă cheltuielile cu chiriile ca parte a cheltuielilor din fabrică. Asta pentru că chiria pentru sediul fabricii este legată de producție - fără o fabrică, nu ar exista niciun produs. Închirierea care nu este legată de producție, cum ar fi spațiul de birou, este aplicată SG & A. Totuși, la sfârșitul zilei, nu contează cu adevărat în ce categorie apare cheltuiala chiriei - efectul liniei de fund este același.
Care este efectul liniei de fund? Ori de câte ori acumulați o cheltuială de chirie, veți credita contul de numerar și veți debita contul de chirie / contul SG & A. În contul de profit și pierdere, cheltuielile de vânzare, cheltuielile administrative și alte costuri generale sunt incluse în venituri și apar în același bloc ca alte cheltuieli, cum ar fi amortizarea și costul bunurilor vândute. Veniturile totale minus costul bunurilor vândute dau profitul brut. Profitul brut, minus cheltuielile de funcționare - SG & A - este egal cu veniturile din exploatare. Veniturile din exploatare reprezintă o măsură a venitului dvs. care va deveni profit după ce contabilii au dedus lucruri precum impozitele. Deci, cu cât sunt mai mari cheltuielile cu chiriile, cu atât veniturile din exploatare vor fi mai mici. Cheltuielile de închiriere au un impact direct asupra sumei de numerar din seiful dvs. corporativ.
Pentru a înțelege modul în care chiria plătită în avans se încadrează în această analiză, trebuie să știți că o intrare în chirie va include costul ocupării spațiului în intervalul de timp indicat în contul de profit și pierdere - chiar dacă chiria nu a fost plătită în acea perioadă. Deci, dacă compania ABC își pregătește declarația de venit pentru luna iunie și chiria din iunie ajunge la 5.000 de dolari, atunci ABC va înregistra o cheltuială de chirie de 5.000 de dolari. Compania efectuează aceeași intrare, indiferent dacă a plătit chiria în iunie sau în mai.
Pentru a face față acestei anomalii, compania trebuie să înregistreze suma chiriei plătite în avans, care nu a fost încă consumată. Face acest lucru în secțiunea privind activele curente din bilanț. Revenind la exemplul de mai sus, în cazul în care ABC ar plăti chiria în luna mai, va înregistra avansul de 5.000 USD ca active curente până când costul va fi efectiv suportat. În scopuri contabile, chiria plătită în avans este un avantaj pe care compania nu l-a beneficiat încă, dar se va bucura la un moment dat în viitor. Este un avantaj pentru companie.
De ce întreprinderile folosesc chirie preplătită
Întreprinderile folosesc cea mai mare parte chiria preplătită din necesitatea comercială. Una dintre clauzele esențiale ale unui leasing comercial se referă la data scadentă a plății chiriei. În mod obișnuit, chiria anuală este datorată în 12 plăți egale, indiferent de data specificării contractului de închiriere sau în patru plăți egale. În cazul în care chiria este plătită trimestrial, închirierea va specifica cele patru date de plată a chiriei, cum ar fi 1 ianuarie, 1 aprilie, 1 iulie și 1 octombrie. Nu există nicio magie pentru aceste date - tocmai au apărut prin convenție.
Ceea ce veți găsi, totuși, este că veți fi întotdeauna cerut să plătiți chiria cu o lună sau trei luni în avans, ceea ce dă naștere unei situații de chirie anticipată. Băncile și creditorii ipotecari insistă, de obicei, asupra faptului că proprietarii de teren plătesc chirii înainte de plata datoriei ipotecare pentru aceeași perioadă; există o șansă mai mare ca plata ipotecii să fie acoperită de venitul din chirii. Deci, veți avea dificultăți în găsirea unui proprietar care vă va permite să plătiți chiria în restanțe.
În unele cazuri, puteți alege să plătiți mai mult de o plată în avans. De exemplu, s-ar putea să vă propuneți să plătiți o chirie integrală în avans pentru a vă asigura o anumită proprietate atunci când concurența este feroce. Sau, s-ar putea să fiți de acord să plătiți o chirie de câteva luni în avans în schimbul altor îndulcitori, cum ar fi o reducere de 10% a chiriei. Fiecare afacere va avea proprii șoferi comerciali pentru a pune un plic de bani pe masă.
Singurul lucru pe care nu îl puteți utiliza pentru chiria plătită este obținerea unor deduceri fiscale suplimentare. În general, o afacere va solicita o deducere în același an în care plătește cheltuiala pentru afaceri. Deci, dacă ați plătit o primă de asigurare de 2.000 de dolari în 2018, ați revendica deducerea în 2018. Acum, imaginați-vă că aveți un contract de asigurare pe mai mulți ani, la o rată de 2.000 de dolari pe an. Dacă v-ați dorit, ați putea plăti simultan primele 2018 și 2019 și puteți deduce plata în valoare de 4.000 $ în 2018. Acest lucru poate fi avantajos în funcție de situația dvs. fiscală. Din păcate, chiria plătită în avans reprezintă o excepție de la deducere atunci când plătiți o regulă. Dacă plătiți 50.000 de dolari în luna iunie pentru o perioadă de chirie de un an, puteți deduce doar șapte luni din această chirie pe 31 decembrie.
Exemple de cheltuieli de închiriere
O caracteristică importantă a leasingului comercial este faptul că chiria rar rămâne consistentă pe durata contractului de leasing. Cele mai multe întreprinderi semnează contracte de leasing cu termene de cinci sau 10 ani, cu o dispoziție conform căreia chiria va crește anual, fie ca o majorare procentuală fixă, fie în funcție de inflație. În loc să se țină cont de plățile fluctuante ale chiriei, este comună lista cheltuielilor de chirie ale unei companii ca o sumă consistentă de la o lună la alta. Această metodă este cunoscută ca metoda de contabilitate liniară.
De exemplu, să presupunem că compania XYZ semnează un contract de leasing pe un an pentru a începe la 1 ianuarie. Chiria este de 2.000 de dolari pe lună pentru primele șase luni. După aceasta, chiria este de 2.500 USD pe lună. Utilizând metoda liniară, XYZ va acorda o medie de plată a chiriei pe întreaga perioadă de leasing. În acest exemplu, chiria este de șase luni la 2.000 $ și șase luni la 2.500 $ sau 27.000 $ total. Împărțiți această sumă cu termenul de leasing de 12 luni și obțineți o plată medie de 2.250 USD pe lună. Compania înregistrează această cheltuială de chirie în contul de profit și pierdere lunar.
Desigur, cifrele privind chiriile nu se potrivesc cu realitatea. În primele șase luni, XYZ plătește 250 de dolari mai puțin decât cheltuielile înregistrate în chirie în fiecare lună. În al doilea trimestru, plătește 250 de dolari mai mult. Pentru a reconcilia aceste diferențe, compania trebuie să utilizeze un cont de cheltuieli de chirie amânat.
Destul de simplu, compania XYZ va adăuga 250 de dolari pe lună în contul de cheltuieli cu chirie amânată din ianuarie până în iunie, apoi va deduce 250 de dolari din contul de cheltuieli cu chirie amânată din iulie până în decembrie. În luna decembrie, contul va afișa un sold de zero. Utilizarea contului de cheltuieli cu chiriile amânate garantează că firma XYZ înregistrează cheltuielile cu chiria în conformitate cu regulile liniare, în timp ce captează cash-ul real de închiriere plătit în contul de profit și pierdere.
Contabilitate chirie preplătită
Chiria în avans este prezentată ca un activ curent în bilanțul societății. De fiecare dată când compania plătește chiria în avans, trebuie să debiteze contul de active curente pentru suma plății anticipate a chiriei, apoi să scrie o intrare de credit simultană în contul de numerar. Deci, dacă compania XYZ ar plăti în avans întreaga chirie anuală de 27.000 de dolari, aceasta va debita activele preplătite pentru 27.000 de dolari și creditul în numerar pentru 27.000 de dolari.
Compania XYZ trebuie să facă apoi o intrare ajustabilă pentru a ține cont de partea din chiria plătită în avans pe care o utilizează în fiecare lună. Aceasta face acest lucru prin transferarea cheltuielilor anticipate în contul de profit și pierdere pentru perioada în care societatea utilizează chiria. Deci, la un moment dat pe parcursul fiecărei luni a contractului de leasing de 12 luni, acesta va recunoaște (debit) o cheltuială de chirie de 2.250 USD și va trage (creditul) activul preplătit cu aceeași sumă. În final, aceasta plătește avansul pentru cheltuieli.
În concluzie, atunci când se ocupă de plata anticipată a chiriei, depozitați chiria plătită anticipat ca un activ în bilanț până în luna în care se consumă chiria. Apoi, veți plăti cheltuiala. Dacă uitați să mutați avansul în contul cheltuielilor cu chiria în luna în care se referă chiria, situațiile dvs. financiare vor supra-raporta activul și vor sub-raporta cheltuielile. Este esențial să urmăriți secțiunea de chirie plătită în contul de active curente și să actualizați lista înainte de a închide cărțile la sfârșitul fiecărei luni.
