Succesul sau eșecul unei organizații depinde adesea de capacitatea sa de a comunica cu membrii săi, potrivit Departamentului de Comunicări de la Universitatea de Stat din California. Noile tehnologii, în amestec cu publicul cultural divers, au sporit importanța comunicărilor organizaționale, dar au făcut și domeniul mai complex. Înțelegerea unor bariere comune poate îmbunătăți capacitatea unei organizații de a comunica.
Structura defectuoasă
Audiențele au nevoie de structură pentru a înțelege un mesaj și multe comunicări sunt condamnate pentru că nu au o organizare adecvată, potrivit lui Lee Hopkins, care a scris peste 130 de articole despre comunicarea de afaceri. Structura este critică, deoarece fără o introducere, corp și închis, audiențele vor avea un moment dificil de reținere, reamintire și prelucrare a informațiilor. Aceste reguli se aplică oricărei comunicări, de la e-mailuri la prezentări publice, precum și publicului de orice dimensiune.
Ipoteze
Două ipoteze comune de comunicare vizează dezastru pentru succesul unei comunicări organizaționale. Se presupune că toți membrii organizației au aceeași bază de cunoștințe ca și expeditorul mesajului. Celălalt crede că informația se va răspândi cu acuratețe și eficacitate, după ce numai unul sau doi membri îl vor primi. Biblioteca gratuită de management, un ghid on-line al articolelor de leadership, recomandă managementului să comunice în mod proactiv, gândit și strategic cu membrii săi. Recomandările specifice din Biblioteca de administrare gratuită includ stabilirea unor întâlniri regulate între angajați și lideri, precum și între diferite departamente. Alte sfaturi includ oferirea de angajati scrise de descrieri de locuri de munca, manuale de angajati si alte materiale critice ale companiei.
Supradependență pe tehnologie
Prea multă dependență de noile tehnologii, cum ar fi mesajele text, Twitter sau alte site-uri media sociale, ar putea însemna că nu toți membrii organizației primesc în mod literal mesajul. De exemplu, un blog ușor nu va fi la fel de util pentru membrii care trebuie să-și îndeplinească o sarcină fără acces la Internet. Jim Shaffer, autorul soluției "Leadership Solution", recomandă celor care răspund de comunicările organizaționale să-și revizuiască planurile de a se asigura că folosesc metode care furnizează informații pe care clienții și angajații lor au nevoie, în loc să se bazeze pe formate moderne sau atractive.
Prea multa informatie
O altă greșeală comună este aceea de a crede că adăugarea detaliilor după detaliu unei comunicări va face mai convingătoare atunci când, de fapt, prea multe informații pot dezactiva o audiență. Simplitatea este esențială pentru crearea comunicațiilor organizaționale care rămân cu o audiență. Indiferent cât de mult îți place un produs, înțelegi o idee sau ai experiență într-o industrie, stai la două sau trei puncte principale, în loc să vorbești sau să scrie despre tot ceea ce știi, să-ți primești mesajul.
Uitând despre nonverbale
Cei responsabili de comunicările organizaționale trebuie să aibă grijă de semnalele nonverbale care pot fie să consolideze un mesaj pregătit, fie să-l absoarbă complet sau să-i denatureze semnificația. În cultura occidentală, contactul cu ochii, postura și hainele adecvate situației arată că expeditorul mesajului este interesat, respectuos, sincer și credibil, potrivit mindtools.com.
