Comunicarea oficială de afaceri se află pe antetul companiei și conține, de obicei, semnătura scriitorului sub salutul de închidere. Formatul pentru acest tip de comunicare de afaceri este simplu; totuși, o scrisoare care necesită semnăturile a mai mult de o persoană trebuie să fie compusă și formatată într-un mod ușor diferit pentru a explica de ce scrisoarea conține mai multe semnături și pentru a oferi spațiu pentru mai multe semnături.
Formatul blocului tradițional
Corespondența de afaceri ar trebui să fie în format clasic de bloc, adică data este de două linii spații sub antet; numele destinatarului și adresa poștală sunt două spații de linie sub această dată; o linie de subiect este un spațiu de două linii sub informațiile destinatarului și, în cele din urmă, două linii sub linia subiectului sunt salutul. Salutări acceptabile pentru corespondența oficială de afaceri sunt "Dragă doamnă Smith", "Dragă domnule Jones", "Domnilor" sau, pur și simplu, "Salutări". Exemplul final este util atunci când scrisoarea dvs. este adresată mai multor destinatari de genuri mixte. Formatul blocului tradițional înseamnă că paragrafele nu sunt indentate cu fiecare linie în linie cu marginea din stânga.
Motivul pentru semnături multiple
În timp ce persoana căreia îi adresați corespondența poate ști deja de ce există mai mulți semnatari, este bine să reiterați scurt motivul din corpul scrisorii dvs. Cazurile în care o scrisoare ar putea necesita mai multe semnături includ comunicarea unei acțiuni care necesită autorizarea mai mult de o persoană sau exprimarea vederilor colective ale mai multor persoane care susțin mesajul pe care îl transmite scrisoarea. De exemplu, puteți scrie: "În numele echipei de conducere executivă a companiei ABC, această scrisoare stabilește consensul la care am ajuns după ce am discutat despre solicitarea scrisă de a angaja personal suplimentar de resurse umane". În primul paragraf al scrisorii, precizați motivul comunicării dvs. și motivul pentru care scrisoarea conține mai multe semnături. Următoarele paragrafe ale scrisorii dvs. sunt, desigur, în linie cu marginea stângă.
Blocări de salutare și semnătură de închidere
Salutul de închidere ar trebui să fie unul potrivit pentru o scrisoare de afaceri formală, cum ar fi "Cu adevărat al tău", "Cu respect" sau "Cu respect". Salutul de închidere începe cu două spații de linie sub paragraful final.
Dacă aveți doar doi semnatari, săriți în jos patru spații de linie care sunt spațiu suficient pentru o semnătură scrisă și tastați numele primului semnatar în linie cu marginea din stânga. Pe linia de sub numele semnatarului, tastați poziția sau titlul. Săriți alte spații de patru linii pentru numele și poziția celui de-al doilea semnatar sau titlu. Numele și titlul persoanei care se situează mai sus în cadrul organizației ar trebui să fie primul bloc de semnătură.
Dacă aveți trei semnatari, săriți în jos patru spații de linie și tastați numele semnatarului 1 în linie cu marginea din stânga. Tabărați și introduceți numele Signer 2; tabărați din nou și introduceți numele Signerului 3. Săriți un spațiu de linie și introduceți poziția sau titlul semnatarului 1, faceți clic pe fila și faceți același lucru pentru Signer 2 și Signer 3, astfel încât titlurile lor să fie direct sub numele lor tipărite.
Pentru cei patru semnatari, săriți în jos patru spații de linii și introduceți numele semnatarului 1 în linie cu marginea din stânga. Tabărați până la mijlocul paginii și introduceți numele Signer 2; săriți la următoarea linie și tastați poziția sau titlul de Signer 1 și Signer 2 direct sub numele lor. Săriți alte spații de patru linii și repetați formatul pentru Signer 3 și Signer 4.
Circulați schița
Deoarece compuneți o scrisoare în numele mai multor persoane, este o practică bună să difuzați proiectul înainte de a vă solicita semnăturile. Spuneți-le că vă uitați bun venit și trimiteți schița prin e-mail sau vizitând fiecare persoană în parte. Când toată lumea este de acord cu privire la conținutul și livrarea mesajului scrisorii, pregătiți versiunea finală și permiteți tuturor să știe că o veți circula personal pentru semnăturile lor.
