O agendă a întâlnirilor de afaceri este folosită pentru a comunica chestiuni importante care vor fi discutate în cadrul unei întâlniri. Acest document permite tuturor participanților să se pregătească în mod adecvat pentru subiectele întâlnirii.
O agendă a întâlnirilor de afaceri trebuie să răspundă la anumite întrebări: Care este subiectul pentru discuție? De ce ar trebui discutat? Cine va fi implicat în discuție? Cine se ocupă de anumite subiecte? Cât timp va fi discutat subiectul în cadrul întâlnirii?
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Aplicație de procesare de text
Creați un document nou cu Agenda de întâlnire ca titlu și nume de fișier. Pentru comoditatea dvs., vă recomandăm să formatați numele fișierului în felul următor: Întâlnire Agenda_YYYY_MM_DD. În acest fel, când căutați în dosarele dvs., orice agendă specifică va fi ușor de găsit.
Introduceți data întâlnirii, locul și numele persoanelor care participă la întâlnire. Aceste informații se vor dovedi cruciale, mai ales în ceea ce privește urmărirea evoluției unui anumit subiect, proiect sau problemă.
Creați un tabel cu 5 coloane, intitulat "Agenda de întâlnire a întreprinderilor la (data reuniunii)".
Introduceți "Subiect" drept primul titlu al coloanei. Apoi introduceți fiecare subiect de întâlnire pentru a fi discutat.
Cheie "Obiective / Ținte" ca titlul celei de-a doua coloane. Afișați foarte scurt rezultatele finale dorite pentru fiecare subiect în timpul întâlnirii.
Introduceți "Echipa" ca al treilea titlu al coloanei. Rețineți persoanele care vor fi responsabile pentru prezentarea subiectului sau vorbit în numele acestuia. Dacă un subiect are un lider de echipă, nu uitați să rețineți acest lucru.
Strategia cheie este titlul al patrulea coloană. Afișați cum intenționați să abordați subiectul. Exemplele includ "brainstorming" pentru a genera idei, "revizuire" pentru a trece peste un rezultat sau proiect selectat, "decizie" în cazul în care trebuie luată o decizie sau "informații" în cazul în care informațiile generale trebuie partajate.
Introduceți "Ora" ca titlul coloanei a cincea. Indicați numărul de minute pe care fiecare subiect va fi alocat pentru discuții. Acest lucru este necesar pentru a menține un flux bun de idei în sala de ședință și pentru a vă oferi structura întâlnirii.
Salvați documentul după ce ați introdus toate informațiile cunoscute din fiecare rând.
sfaturi
-
Un tabel este doar o modalitate de bază de a organiza subiectele de discuție într-o întâlnire. Sunteți liber să vă formatați ordinea de zi a întâlnirilor de afaceri în mod diferit, atât timp cât elementele date sunt toate incluse.
Este important să alocați timp suficient pentru a discuta subiectele selectate, dar nu prea mult timp, în caz contrar discuțiile tind să continue. Întrebați prezentatorilor cât timp va trebui să prezinte pe subiectele lor.
Asigurați-vă că toată lumea care participă la reuniune primește ordinea de zi cu cel puțin o zi înainte de ședința propusă. Acest lucru va oferi tuturor timp pentru a pregăti și pentru a permite orice revizuire a ordinii de zi, dacă este necesar.
