Nici o lege federală nu cere angajatorilor din sectorul privat să permită accesul actualilor sau foștilor angajați la dosarele lor de personal. În mod tipic, fișierele de personal ale angajaților din sectorul privat sunt considerate proprietatea angajatorului, iar unele companii folosesc această rațiune pentru a limita accesul la dosarele angajaților. Angajații federali și de stat - lucrătorii din sectorul public - pot avea acces la înregistrările oficiale ale personalului.
Dosare de personal
Fișierele de angajare - uneori denumite dosarele personalului angajatului - conțin documente cum ar fi cererea inițială de angajare a angajatului, informații de contact de urgență, formularele de eligibilitate pentru angajare, evaluări ale performanței, înregistrări disciplinare și de observație și note de supraveghere și manager despre acțiunile de performanță,. Exemple de acțiuni de ocupare a forței de muncă sunt promovări și încetări. În unele cazuri, departamentul de resurse umane menține un dosar oficial de muncă, iar supraveghetorul sau managerul angajatului întreține un dosar departamental. Deși ambele fișiere trebuie să conțină informații pertinente, conținutul poate diferi ușor. De exemplu, un dosar departamental nu poate conține copii ale tuturor actelor și documentelor pe care un angajat le completează în prima zi de lucru, cum ar fi confirmările de politică și formularele W-2.
Motivul pentru acces
Angajații actuali solicită să-și revizuiască dosarele pentru a se asigura că departamentul de resurse umane păstrează înregistrări corecte privind ocuparea forței de muncă. În cazul în care societatea efectuează evaluări anuale de performanță, copii ale formularului de evaluare pentru fiecare an pe care angajatul a fost angajat trebuie să fie în dosarul de personal. De asemenea, înregistrările de prezență ar trebui să reflecte cu exactitate absențele angajaților, fie din cauza bolii, a concediului sau a absenței. Foștii angajați solicită deseori dosare pentru a obține copii ale documentelor pe care le pot utiliza în căutarea unui loc de muncă viitoare. De exemplu, dacă dosarul fostului angajat conține înregistrări referitoare la performanțe și realizări, aceste informații pot fi utile în reconstruirea unui CV sau în pregătirea unei liste de sarcini de lucru pe care să le împărtășiți în timpul interviurilor cu potențialii angajatori. Fostul angajat poate, de asemenea, să solicite copii ale dosarului de angajare pentru a fi utilizat în depunerea unei plângeri împotriva unui angajator.
Politica Angajatorilor
Mulți angajatori au politici la locul de muncă privind eliberarea înregistrărilor angajaților. Politicile la locul de muncă variază în funcție de tipurile de înregistrări disponibile pentru inspecția și copierea angajaților, iar unele companii desemnează orele nelucrătoare ca fiind singura perioadă în care angajații pot revizui înregistrările personalului. Angajatorii care au politici cu privire la acest subiect consacră, în general, o secțiune din manualul angajaților cu privire la modul de accesare a înregistrărilor. O politică bine scrisă descrie pașii necesari pentru revizuirea înregistrărilor, tipurile de înregistrări la care au acces angajații, când angajații își pot vedea înregistrările și orice taxe pentru documentele fotocopiate conținute în dosarul personalului angajatului.
Angajator Obligație
Conform legii federale, angajatorii din sectorul privat nu trebuie să furnizeze copiilor dosarelor de angajare foștilor sau actualilor angajați. Decizia de eliberare a dosarelor se bazează pe politica companiei și, în unele cazuri, pe legea statului care reglementează accesul la dosarele de personal. Totuși, mulți angajatori văd beneficiul respectării cererilor angajaților. Negarea accesului la dosarele de angajare poate ridica doar întrebări pe care angajatorul nu le poate răspunde. Dacă angajatorii păstrează fișiere de personal care conțin informații exacte care au fost deja eliberate angajaților, nu trebuie să existe nicio întrebare dacă informațiile pot fi eliberate după ce angajatul părăsi compania. Cu bună-credință, mulți angajatori oferă accesul angajaților la dosarele de personal. Această practică demonstrează transparența în ceea ce privește politicile și evidența ocupării forței de muncă.
Legile privind accesul la accesul angajaților federali la registrele de muncă sunt parte a Legii federale privind confidențialitatea din 1974; Biroul de Management al Personalului din S.U.A. din S.U.A. este agenția responsabilă în general de înregistrările personalului federal angajat. Stările individuale gestionează cererile angajaților pentru accesul la evidența personalului.
Legile statului
Unele state au legi care permit accesul angajaților la dosarele de personal. Alte state nu cunosc dacă actualii și foștii angajați pot revizui sau fotocopia materialele de personal. În cele mai multe cazuri, angajații - actuali sau anteriori - care au fost implicați în investigații la locul de muncă nu pot consulta dosarele privind investigațiile. Aceste înregistrări nu ar trebui să fie păstrate în fișierul de muncă oricum. Aceștia trebuie să rămână în custodia departamentului de resurse umane, iar personalul responsabil cu cercetarea ar trebui să aibă acces la materialele de investigație.
Acces limitat
Statele care au legi cu privire la accesul angajaților la dosarele de personal pot solicita angajaților să depună o cerere scrisă, iar unele legi permit angajatorilor să limiteze accesul la anumite materiale. Legea din California, de exemplu, impune angajatorilor să permită accesul actual și al foștilor angajați la dosarele lor în termen de 21 de zile de la primirea cererii unui angajat. Angajatorii care nu respectă legile statului California în această privință sunt supuși sancțiunilor, amenzilor și hotărârilor civile pentru refuzul accesului la dosarele angajaților. Missouri, pe de altă parte, nu are o lege de stat care să impună accesul la dosarul personalului unui angajat.
