De la momentul în care angajatorul are primul contact cu un potențial angajat, în momentul încetării angajării, este important ca înregistrările scrise legate de angajat să fie păstrate într-un dosar de personal al angajatului sub numele fiecărui angajat. Aceste dosare de ocupare a forței de muncă, dacă sunt menținute în mod corect, pot servi potențial pentru a proteja angajatorul de viitoarea răspundere pentru încadrarea în muncă și încălcarea dreptului muncii, cum ar fi terminarea nelegală sau discriminarea la locul de muncă.
Elementele de care aveți nevoie
-
Blocarea dulapurilor de fișiere sau o cameră securizată cu acces limitat
-
Dosarele fișierelor
Înțelegeți de ce trebuie să păstrați fișierele de personal ale angajaților. Acesta este înregistrarea companiei și a angajatului despre ceea ce sa întâmplat la locul de muncă. Evidențele păstrate în dosarul personalului pot servi pentru a proteja angajatorul în procedurile legale viitoare și pot contribui la eliminarea neînțelegerilor care pot apărea în legătură cu chestiunile de politică, aspectele legate de salarizare și beneficii, sarcinile și responsabilitățile de muncă, acțiunile disciplinare sau corective și nemulțumirile.
Deci, ce ar trebui să se înscrie într-un dosar de personal angajat? Următoarele documente și înregistrări ar trebui să fie păstrate de către profesioniștii din domeniul resurselor umane sau manageri, fiecărui angajat. Descrierea postului Cerere de candidatură Ofertă de angajare Formularul IRS W-4 Primirea manualului pentru angajați (Adesea, este o idee bună să păstrați o copie a manualului însuși, mai ales când este supus schimbării din când în când. Astfel, toată lumea știe ce termeni din manualul pe care angajatul la semnat a fost.) Toate evaluările de performanță date Formulare de înscriere pentru beneficiile angajaților Premii Plângerile și complimentele primite despre angajat Actiuni sau avertismente disciplinare * Inregistrari de participare Se recomanda ca fiecare tip de inregistrare sa aiba propriul tab.
Dosarele medicale și formularele de imigrare trebuie păstrate în fișiere separate. Din moment ce nu puteți lua decizii privind ocuparea forței de muncă bazate pe statutul de imigrare al unei persoane, presupunând că au dreptul de a lucra în S.U.A., iar guvernul federal are dreptul de a revizui I-9, probabil că este bine să îl păstrați separat. De asemenea, în ceea ce privește dosarele medicale, Actul americanilor cu dizabilități (ADA) conține reguli foarte stricte în ceea ce privește confidențialitatea și accesul la înregistrările medicale postale, astfel încât este necesar să le păstrăm într-un dosar separat și cabinet de dosare cu acces. ADA limitează divulgarea informațiilor din aceste înregistrări către supraveghetori, în măsura în care angajatul are limitări necesare în ceea ce privește îndatoririle sau care au nevoie de cazare; asistență medicală de prim ajutor în caz de asistență medicală de urgență; și funcționari guvernamentali și de asigurări în circumstanțe limitate.
Este important ca informațiile incorecte din dosarul personalului angajatului să fie corectate imediat după notificarea de către companie că informațiile sunt incorecte.
Fișierele de personal ale angajaților ar trebui să fie închise și disponibile numai persoanelor care au o afacere legitimă să aibă acces la fișier. Este posibil ca un manager sau un supraveghetor de primă clasă să aibă nevoie de acces pentru a lua decizii cu privire la promoții și acțiuni disciplinare. Dacă cineva fără o afacere legitimă trebuie să acceseze fișierul dorește să-l vadă, are nevoie de o citație valabilă. În caz contrar, drepturile de confidențialitate ale angajatului pot fi încălcate.
În general, legea nu impune să divulgi unui angajat ceea ce se află în dosarul angajaților lor fără o cerere corespunzătoare din partea angajatului. Este probabil o practică de afaceri mai bună, totuși, angajații să fie informați cu privire la ceea ce se află în dosarul lor. În acest fel, nu aveți un angajat marginal care este surprins când este disciplinat sau terminat. Excepțiile de la această regulă generală sunt prevederile Legii privind raportarea corectă a creditelor (FCRA). Vă solicită să informați angajații sau potențialii angajați dacă luați o acțiune adversă pe baza conținutului din raportul lor de credit.
Separat de problema notificării angajaților cu privire la ceea ce se află în dosarul lor de personal este problema accesului. Multe state cer angajatorilor să dea angajaților și foștilor angajați accesul la dosarul angajaților lor. Este important ca, în calitate de specialist în resurse umane sau de afaceri, să vă familiarizați cu legea statului dumneavoastră în această privință. Ca regulă generală, totuși, accesul angajatului trebuie să fie rezonabil și să fie supus unui membru al conducerii care este prezent pentru a se asigura că nimic nu este luat sau schimbat. Unele legi de stat permit angajatului să dețină copii, dacă au, să facă o copie a companiei. Adesea vor exista limite ale ceea ce angajatul poate vedea în dosarul personalului. Dacă există elemente sensibile, cum ar fi scrisori de referință, investigații penale și alte informații care ar putea încălca drepturile de confidențialitate ale altcuiva, ei pot fi interzis accesul la acestea. Este o idee bună aici să păstrați acele articole sub o fișă separată în dosarul personalului angajatului. Unele legi de stat pot permite angajatului să supună rebuturile acțiunilor sau evaluărilor disciplinare.
sfaturi
-
Păstrați o copie a legii de stat, dacă există una în statul dvs., cu privire la accesul la dosarele de personal angajate sau la îndemână, în zona unde sunt păstrate aceste fișiere. Acest lucru va evita orice conflict între conducere și angajat cu privire la ceea ce este și nu este permis.
Avertizare
Fiecare angajat trebuie tratat la fel în ceea ce privește întreținerea și accesul la evidența personalului. Orice deviere în practică poate supune societatea la litigii. Dacă aveți vreo îndoială cu privire la modul de păstrare a fișierelor de personal ale angajatului, consultați un avocat.
