Chiar și într-un birou de o persoană, organizarea procedurilor de birou este esențială pentru funcționarea eficientă a unei afaceri. Crearea unui set de proceduri organizate facilitează derularea unei afaceri și reduce timpul necesar sarcinilor generale, cum ar fi depunerea, cumpărarea și efectuarea lucrărilor de bază.
Elementele de care aveți nevoie
-
Software-ul de procesare a cuvintelor
-
Imprimanta
-
Inel cu trei inele
Creați o listă de proceduri care trebuie organizate. Asigurați-vă că listați toate procedurile de birou pe care le anticipați în viitor, chiar dacă acestea sunt rare.
Determinați persoana care este în prezent responsabilă pentru fiecare procedură de birou. Dacă este responsabilă mai mult de o persoană, identificați cel mai eficient persoana care efectuează procedura sau cine este cea mai articulată despre descrierea procedurii.
Solicitați ca fiecare persoană să scrie o descriere detaliată a modului în care efectuează fiecare procedură de birou. Asigurați-vă că fiecare persoană urmează un format pas cu pas, clar, furnizând un șablon sau un eșantion despre modul în care trebuie să fie scrisă fiecare descriere a procedurii de birou. Solicitați ca fiecare persoană să furnizeze o copie a descrierii sale într-un format comun de procesare de text.
Combinați toate descrierile procedurilor de birou într-un singur document principal, organizat în capitole după funcție. De exemplu, grupați toate procedurile contabile într-un singur capitol, toate procedurile de expediere într-un alt capitol.
Imprimați documentul complet și asigurați-vă cel puțin un liant cu trei inele cu toate procedurile de birou pentru personalul dvs. Furnizați fiecărui membru al personalului un document separat, care să acopere toate procedurile biroului pentru care sunt responsabili și să se asigure că toți membrii personalului citesc documentele referitoare la procedurile de birou pe care le îndeplinesc în mod regulat.
