Procedurile de birou sunt standardul acceptat pentru a face afaceri într-un anumit loc de muncă. Aceste standarde pot varia în funcție de industrie, volumul de muncă, locația geografică, profesionalismul biroului sau mărimea companiei. De exemplu, procedurile de birou într-o practică medicală, dentară sau juridică vor fi mult diferite de cele din cadrul unei întreprinderi de construcție, de vânzare cu amănuntul sau de import. Cu toate acestea, există câteva "norme" pentru procedurile de birou din toate sectoarele industriale.
Proceduri telefonice
Toate birourile necesită maniere profesionale și amabile de telefon. Răspundeți prompt la telefon, vorbiți clar și politicos și nu lăsați niciodată un apelant în așteptare mai mult de câteva secunde fără a reveni la apel - chiar dacă tot ce se spune este "încă mai lucrez la solicitarea dvs.".
Luați mesaje pentru lucrătorii care nu mai sunt la birou sau nu sunt disponibili. În mod evident, înregistrați numele, data, ora și numărul de telefon al apelantului, împreună cu scopul apelului, dacă este cazul. Când este instalat un sistem de mesagerie vocală, întrebați-l pe apelant dacă dorește să lase un mesaj vocal și apoi să-l transfere în sistemul de mesagerie vocală. Este nepoliticos să transferați un apel fără a anunța apelantul înainte de transfer.
Gestionarea inregistrarilor
Specificul pentru gestionarea înregistrărilor variază foarte mult de la birou la birou, dar detaliile tuturor operațiunilor de afaceri trebuie menținute într-o manieră ordonată și profesională. Păstrați copii ale tuturor chitanțelor, facturilor, extraselor de cont, comenzilor de lucru, propunerilor, estimărilor locurilor de muncă, corespondenței, rapoartelor și altor documente produse de companie.
Creați fișiere pentru fiecare furnizor, cont de client, vânzare sau proiect, pe baza specificațiilor companiei. Etichetați cu claritate toate dosarele și le arhivați într-o locație ușor accesibilă unde pot fi recuperate rapid atunci când este necesar. Acestea sunt cerințe pentru gestionarea corectă a oricărei afaceri, indiferent de industrie.
Gestionarea și distribuirea corespondenței
Gestionarea corespondenței de intrare și de ieșire variază și în funcție de birou, dar tratează toată corespondența ca o corespondență importantă și o rezolvă prompt, în special corespondența cu clienții și clienții.
Deschideți și direcționați e-mail către departamentul sau angajatul potrivit, în funcție de procedurile specifice ale companiei. Nu deschideți niciodată e-mailuri ștampilate "personal". Dacă e-mailurile trebuie să fie deschise înainte de distribuire, agățați plicul în spatele corespondenței în cazul în care este necesară o adresă sau informații despre expeditor.
Se cântărește poșta de ieșire, dacă este necesar, și se aplică cantitatea corectă de corespondență în colțul din dreapta sus. Dacă e-mailul este preluat de un transportator de corespondență, plasați-l în locația de ieșire corespunzătoare pentru preluare. Dacă este luată la oficiul poștal local, puneți toate literele într-o cutie pentru a fi ușor de transportat. Tapeți toate pachetele în mod sigur și etichetați-le clar pentru livrarea corespunzătoare.
Calculatoare și Tehnologie
Asigurarea faptului că datele de pe computer sunt protejate în mod corespunzător este importantă în biroul de astăzi, care se bazează în mare măsură pe astfel de informații. Practicați procedurile de siguranță de bază pentru a proteja fișierele și hardware-ul calculatorului.
Pentru a proteja documentele și software-ul, creați o copie de rezervă zilnică a tuturor fișierelor de pe un site Internet care oferă un astfel de serviciu sau pe o unitate flash separată sau pe un disc Zip. Fiți precaut atunci când descărcați fișiere și software de pe Internet. Păstrați o programare de protecție împotriva virușilor care rulează ori de câte ori un computer este pornit și păstrați baza de date a virușilor actualizate, deoarece noile amenințări apar continuu.
Protejați hardware-ul cu un protector de supratensiune puternic și fiabil. Opriți noaptea calculatoarele atunci când nimeni nu le utilizează și deconectați orice electronică în timpul furtunilor cu fulgere puternică.
