Dacă vă aflați că vă petreceți ore în căutarea unui anumit document sau a unui fișier, este posibil să aveți timp să revizuiți sistemul organizațional al biroului. Dacă aveți multe fișiere și foldere, este posibil să dureze ceva timp pentru a trece și a le organiza pe toate. Cu toate acestea, în cele din urmă va fi bine meritat, pentru că veți ști exact unde să găsiți totul. Dacă vă simțiți copleșiți de a aborda întregul birou dintr-o dată, încercați să treceți printr-o singură zonă pe zi până ați terminat.
Elementele de care aveți nevoie
-
Mesaje primite / mesaje de trimis
-
Fișiere
-
Dosare
-
etichete
-
Dulap de depozitare / cutie de depozitare
Așezați o căsuță poștală și o căsuță poștală la un colț al biroului dvs. Păstrați toate facturile de ieșire, notificările și alte elemente care trebuie trimise prin poștă sau distribuite în căsuța de ieșire. Trimiteți aceste articole zilnic. Plasați fișierele, documentele și e-mailurile primite în căsuța de e-mail. De asemenea, acționați zilnic sau depuneți aceste articole; astfel, ei nu vor deveni dezordini.
Creați categorii pentru fișierele și folderele dvs. Acestea vor varia, în funcție de tipul de afacere. Unele categorii pot avea etichete evidente, cum ar fi clienții, informațiile fiscale, furnizorii și proiectele viitoare. Concentrați-vă pe clasificarea tuturor documentelor dvs. în aceste categorii mari.
Împărțiți categoriile mari în subcategorii mai mici, dacă este cazul. De exemplu, dacă afacerea are clienți, creați un dosar pentru fiecare client. Dacă documentele unui client sunt prea numeroase pentru a se încadra într-un singur dosar, distrugeți această categorie chiar mai departe. Separați fișierul clientului în foldere diferite pentru diferite tipuri de documente.
Etichetați toate fișierele. CNN Money recomandă etichetarea fișierelor în funcție de modul în care veți căuta probabil ele. De exemplu, în loc să etichetați un fișier obscur "Form 27G-28A", etichetați-l "Facturi" sau o categorie similară aplicabilă. Acest lucru facilitează găsirea rapidă a documentelor.
Plasați toate documentele într-un dulap de depozitare, o cutie de depozitare sau un recipient similar. Dacă aveți mai multe fișiere, păstrați cele pe care le utilizați cel mai adesea lângă birou. Dacă aveți spațiu de birou, păstrați fișierele pe care le puteți utiliza o dată pe an într-un compartiment de depozitare separat sau într-o altă încăpere în întregime.
Păstrați o grămadă de documente separate pentru coșul de gunoi pe măsură ce sortați fișierele. Distrugerea în timp util a documentelor vechi și irelevante reprezintă cheia pentru menținerea unui birou organizat. Dacă nu sunteți sigur dacă puteți să eliminați un document, desemnați un dosar pentru un coș de gunoi și păstrați documentul depus până acolo încât să puteți dezmembra.
