Indiferent dacă sunteți un angajat care scrie un raport pentru șeful dvs. sau un proprietar de afaceri care raportează managerului dvs. general, cel mai bun instrument este cadrul "de ce-cum". De ce scrieți acest raport? Ce informații trebuie să știe cititorul? Cum veți prezenta recomandările sau concluziile dvs.? Urmând această structură, veți da un flux logic documentului dvs. Acesta vă va oferi șefului sau directorului informațiile precise necesare pentru a lua o decizie de afaceri bine informată.
Focalizați pe De ce
Înțelegeți de ce scrieți raportul. Este esențial să fii clar în ceea ce privește scopul raportului, altfel ai putea să-ți adaptezi scrierile publicului greșit sau să lași informații vitale. Puneți întrebări dacă este necesar. Dacă raportul va fi distribuit mai multor departamente, luați în considerare dacă trebuie să includeți secțiuni individuale adresate preocupărilor fiecărui departament.
Decideți ce informații să includeți
Strângeți informațiile de care aveți nevoie, cum ar fi date financiare, diagrame și grafice. Intervievați persoanele ale căror opinii sunt relevante pentru raportul dvs. Apoi, decideți cel mai important punct sau puncte pe care credeți că trebuie să le cunoască publicul. Începeți prin scrierea câtorva paragrafe care evidențiază punctele esențiale sau structurați informațiile într-o listă de elemente de tip bullet.
Decideți cum să prezentați recomandarea dvs.
Dați raportul un titlu. Descrieți pe scurt detaliile alocării sau motivul pentru care ați scris raportul. Descrieți metoda dvs. de colectare a informațiilor. Organizați corpul raportului în mod logic, de exemplu, în funcție de temele principale. Asigurați-vă că includeți suficiente informații pentru a arăta că ați investigat temeinic subiectul. Terminați raportul cu concluzia sau recomandarea dvs., pe baza constatărilor dumneavoastră.
Adăugați un rezumat executiv
Reveniți la începutul raportului dvs. și adăugați un paragraf sau două care însumează punctele principale ale raportului. În mod alternativ, folosiți ghilimele pentru a vă structura ideile. Rezumatul executiv ar putea fi tot ce șeful tău are timp să citească, astfel că asigură-te că ai inclus toate informațiile pertinente. Pe scurt, despre ce este vorba raportul? Care sunt concluziile majore? Ce propuneți sau recomandați? Ce se întâmplă în continuare? Editați rezumatul până când acesta furnizează esența raportului dvs. într-un interval de citire de un minut sau două.
Formatați raportul
Dacă există un ghid de stil pentru companie, asigurați-vă că îl urmați. În caz contrar, formatați raportul într-un stil ușor de citit, făcând copia cât mai ușor de scanat posibil. Utilizați titluri clare pentru a separa subiecte; acest lucru face ca șeful dvs. să găsească ușor pagina relevantă din raport. Luați în considerare evidențierea faptelor importante cu litere mari sau cu caractere aldine. Organizați orice situații financiare, materiale tipărite sau alte documente justificative într-o anexă la sfârșitul raportului.
Verificați și corectați-vă
Verificați raportul pentru ortografia și gramatica potrivită. Verificările ortografice online și verificările gramaticale sunt utile, dar nu permit întotdeauna context.Dacă este posibil, dați-i pe cineva să-și corecteze raportul cu un ochi bruiaj pentru erori. Cereți corectorului să critice raportul în general. Ai lăsat un gând neterminat? Ați folosit terminologia din industrie în mod consecvent? Este ușor de înțeles? Nu încercați să impresionați cu vocabularul dvs. stelar - încercați să clarificați în schimb.
