Raportul anual nonprofit este cel mai eficient atunci când este scris și conceput în funcție de importanța și utilizarea documentului. Documentul servește drept card de raportare, recunoaștere pentru donatori și alți susținători, o șansă de a face schimb de informații cu comunitatea nonprofit și un instrument de marketing pentru a atrage noi susținători. Cititorii de rapoarte anuale caută informații despre cantitate, calitate și rezultate despre programe, clienți și venituri. Rapoartele anuale bine concepute includ un echilibru de narațiuni, fotografii, liste și reprezentări grafice ale datelor financiare. Un raport anual bine compilat descrie povestirile individuale din spatele plăcilor de plăcintă și a listelor donatorilor.
Determinați conținutul raportului dvs. anual. Indiferent dacă publicația dvs. este o revistă groasă, lucioasă sau un buletin de patru pagini, cititorii dvs. vor căuta informații specifice în raportul dvs. anual: o scrisoare-o scrisoare a președintelui consiliului de administrație sau a directorului executiv al organizației nonprofit, rapoarte privind realizările organizaționale, programe speciale sau diviziuni majore, rapoarte financiare, o listă a membrilor consiliului de administrație și a personalului-cheie și o listă a donatorilor organizată în funcție de sumă și alfabetizată după nume.
Utilizați o scriere clară, simplă și onestă cu un ton informal dar profesional. Afișați faptele clar și folosiți un ton relaxat și personal pentru a scrie despre realizările și povestirile personale care descriu impactul asupra clienților și asupra comunității.
Alegeți cuvinte în scris, care transmit pozitivitate, mândrie și angajament față de misiunea dvs. Evitați scrierea inutil de dramatică, dar împărtășiți informații care angajează cititorul și apelează la donatorii care simt un sentiment de parteneriat în munca dumneavoastră. De exemplu, spuneți povestea unui client pentru a descrie realizările unui program și pentru a conecta activitățile la misiunea organizației dvs.
Includeți câteva bare laterale pentru a evidenția date importante din rapoartele programului, cum ar fi o defalcare a clienților după vârstă și etnie sau a participanților la un program de căutare de locuri de muncă și statutul lor la sfârșitul anului. Aceste informații sumarizate ajută cititorii să înțeleagă linia de jos a articolelor și, de asemenea, adaugă o perspectivă umană.
Pregătiți vizualul pentru informațiile dvs. financiare utilizând datele din raportul dvs. financiar pentru a afișa tendințe, totaluri și rezumate. De exemplu, creați o diagrama plăcută care arată procentajul bugetului utilizat de fiecare departament sau un graf de bare care arată schimbările în donații în ultimii patru ani. Utilizați o casetă text pentru a lista fondurile totale primite de la diferite tipuri de donatori, cum ar fi fundația și persoana fizică. Vizualele financiare oferă cititorilor instantanee memorabile.
Alegeți fotografiile pe care le veți folosi pentru a vă ajuta să spuneți povestirile. Puteți folosi fotografii ale unei case pe care organizația dvs. a ajutat-o să o construiască, elevii din programul dvs. de după școală, animalele din adăpostul tău de salvare, copacii plantați la școlile din zonă sau personalul care organizează o plimbare pe jos.
sfaturi
-
Alegeți formatarea în funcție de lungimea și conținutul raportului dvs. anual. Un raport de lungă durată ar putea beneficia de secțiuni, cum ar fi programe, realizări, financiare și donatori. S-ar putea să alegeți să rupeți textul prin intercalarea fotografiilor și a graficelor pe parcursul unei narațiuni care se difuzează numai după titluri.
Cititorul tipic al raportului anual este cel mai interesat de scrisoarea directorului executiv sau de președintele consiliului de administrație, numele cititorului pe lista donatorilor, legendele fotografice și totalurile financiare, potrivit Board Café de pe site-ul Blue Avocado.
