Procesele-verbale ale reuniunilor personalului oferă o evidență scrisă a deciziilor luate, a problemelor discutate, a voturilor, a misiunilor date și a altor aspecte care afectează personalul. Este important să capturați detaliile întâlnirii, precum și esența discuțiilor. Nu este nevoie să înregistrați fiecare cuvânt vorbit în timpul întâlnirii, dar ar trebui să puteți oferi participanților o evidență exactă a întâlnirii.
Elementele de care aveți nevoie
-
Instrumente de luare de note
-
Recorder
Pregătiți-vă pentru întâlnire vizitând camera pentru a evalua locul unde ar trebui să stați pentru a obține cel mai bun punct de vedere și pentru a găsi puncte de acces electrice dacă aveți nevoie de ele. Vedeți minutele anterioare pentru a vă ridica la viteză cât au fost înregistrate minutele în trecut.
Obțineți o copie a agendei pentru a vă ajuta să organizați minutele după subiect. Obțineți o listă a participanților invitați și verificați participanții solicitându-i să se conecteze în timp ce intră în întâlnire.
Observați data și ora la care a avut loc întâlnirea. Scrieți fiecare mișcare așa cum a fost prezentată, cuvânt cu cuvânt. Înregistrați voturile luate și câte voturi, împotrivă și abținere. Includeți numele producătorului de mișcări și cine știe ce mișcare.
Utilizați punctele bullet pentru a evidenția subiecte importante de discuție, cum ar fi bugetele, alegerile sau planificarea evenimentelor companiei. Rețineți avantajele și dezavantajele aduse în timpul discuției și cine a făcut fiecare declarație. Înfășurați fiecare subiect de discuție cu rezultatul, care va fi o mișcare și un vot, o sarcină pentru a cerceta subiectul sau o acțiune desemnată.
Scrieți minutele într-un format clar, ușor de citit, pentru a fi mai ușor de urmărit. Găsiți aplicații și instrumente create deja pentru a face procesul de luare a minutelor mai eficient. Acestea pot fi găsite pe site-uri web, cum ar fi onenote.com, dacă utilizați Windows. Verificați evernote.com pentru instrumente de scris, agreedo.com pentru instrumente de recepționare a bancnotelor și de partajare a minutelor, precum și documente Google pentru ședințele minutelor de întâlnire și modalități ușoare de partajare a minutelor.
Scrieți minutele cât mai curând posibil după întâlnire, în timp ce discuțiile sunt încă proaspete în minte, de preferință în 24 de ore. Scrieți în a treia persoană pe tot parcursul.
Trimiteți un proiect managerului sau supervizorului care a prezidat întâlnirea pentru examinare înainte de a trimite minutele către ceilalți participanți. Faceți corecții și trimiteți o copie tuturor celor prezenți la întâlnire. Atașați documentele corespunzătoare, cum ar fi o copie a unui buget, o listă de elemente de acțiune sau o listă cu numerele de contact.
sfaturi
-
Creați un șablon pentru a simplifica procesul de luare a minutelor. Utilizați-l mereu și repede când luați minute de personal.
Utilizați un dispozitiv de înregistrare dacă vă îngrijorați de precizie. Spuneți participanților că sunt înregistrați înainte de a porni reportofonul.
Avertizare
Nu te lăsa frământat când pierzi evidența discuției sau nu înțelegi un punct făcut. Când vă confundați, opriți procedura și solicitați clarificări pentru a vă asigura că raportați cu exactitate.
