Minutele reprezintă o înregistrare detaliată a unei întâlniri. Minutele înregistrează subiecte legate de conversație, acțiunile necesare și deciziile luate. Procesele verbale asigură că există o înregistrare oficială a reuniunii, documentând de asemenea cine a fost la o întâlnire și care a fost absent. În mod normal, o persoană este aleasă să țină procesul verbal, de obicei un secretar sau trezorier. Dacă vi s-a dat ocazia să țineți minutele pentru o întâlnire, există câteva lucruri pe care să le aveți în vedere pentru a vă asigura că le înregistrați profesional.
Elementele de care aveți nevoie
-
Pen sau creion
-
Caiet
-
Dispozitiv de inregistrat
-
Calculator
Rețineți ora, data și locul în care întâlnirea a avut loc în partea de sus a paginii într-un notebook.
Utilizați un dispozitiv de înregistrare pe care îl puteți reda mai târziu pentru a vă ajuta să scrieți minute complete.
Listează numele participanților. De asemenea, scrieți numele persoanelor care urmau să fie la reuniune, dar sunt absente. Este posibil să vi se cere să notați a căror absență este scuzată. Dacă da, puteți nota "scuzat" în paranteze de lângă numele persoanei.
Urmați împreună cu agenda ședinței. Participanții principali primesc de obicei ordinea de zi înainte de întâlnire și vă vor ajuta să înregistrați fiecare subiect discutat în ordine.
Rețineți punctele majore care au fost făcute pentru fiecare subiect de pe ordinea de zi. Procesul-verbal ar trebui să ia în considerare toate deciziile luate sau urmărirea necesară pentru fiecare punct de pe ordinea de zi.
Adăugați cuvântul "Acțiune" în cadrul oricărui element al agendei care are o acțiune cerută de un membru al consiliului sau de un participant. Când introduceți notele, faceți cuvântul "acțiune" cu caractere aldine și cu caractere italice și puneți-i o linie proprie; acest lucru face ușor de găsit și ajută la urmărirea cine ar trebui să facă ceea ce.
Scrieți sau tastați orice "altă afacere" pentru a eticheta toate subiectele discutate dincolo de cele listate pe ordinea de zi și a indica cine a fost responsabil pentru aducerea acestor elemente în cadrul întâlnirii.
Menționați în procesul-verbal termenul convenit, data și locul următoarei ședințe.
Înscrieți-vă la minutele dvs. Ultima linie a minutelor introduse trebuie să includă numele și titlul, precedate de o expresie precum "Minutele înregistrate de."
sfaturi
-
Asigurați-vă că dispozitivul de înregistrare este conectat, încărcat complet sau are baterii suplimentare.
