În afaceri suntem în și în afara întâlnirilor, timp în care luăm multe decizii. La sfârșitul unei întâlniri, procesul-verbal de întâlnire captează deciziile pentru a se asigura că toți participanții iau măsuri suplimentare. Minutele de întâlnire acoperă toate aspectele unei întâlniri, de la lista participanților și de pe ordinea de zi la acțiunile care trebuie luate și deciziile care trebuie luate pentru reuniuni ulterioare. Folosirea unor pași specifici pentru stabilirea minutelor de întâlnire va asigura echipei, colegilor și managerilor dvs. cunoștințele despre subiectele de discuție și așteptările pentru acțiuni ulterioare.
Utilizați ordinea de zi a întâlnirii ca îndrumare pentru a vă scrie minutele de întâlnire. Agenda întâlnirii este ghidul întâlnirii. Actualizează participanții și le permite să-și cunoască obiectivele, rolurile în atingerea acestora și elementele specifice care le sunt atribuite. Întrucât întâlnirea se bazează pe o agendă, ordinea de zi devine ghidul pentru redactarea proceselor-verbale.
Descrieți pe scurt rolurile participanților la întâlnire sau proiecte de discuții. Explicați rolul fiecărui participant pentru a ajuta participanții care nu au participat să știe cine a participat la departamentul respectiv și pentru ce scop specific. Prezentarea rolurilor participanților asigură că fiecare persoană participă la întâlnire în mod intenționat. Rolul participanților este important pentru facilitatorul întâlnirii și pentru participanți, așadar întâlnirile de discuții înaintează fără a fi împovărate cu subiectele discutate anterior.
Evidențiați obiectivele reuniunii prin afirmarea clară a acestora. De exemplu: să ia decizii, să adune idei sau să actualizeze echipa în ceea ce privește progresul. Obiectivele listei ajută cititorii la procesul-verbal să înțeleagă în mod clar scopul întâlnirii. Obiectivul obiectiv sau obiective este ceea ce mulți manageri de conducere citesc; dacă nu trebuie să se implice în obiective, nu este necesară o lectură suplimentară. Dacă un manager are un interes în atingerea obiectivelor, el poate alege să participe la următoarea întâlnire.
Scrieți deciziile luate în cadrul reuniunii. Rețineți toate deciziile luate și discutate pentru a stabili ordinea de zi a următoarei reuniuni. Scrierea deciziilor permite participanților și ne-participanților să examineze dacă sunt necesare activități de urmărire, pentru care se pot pregăti apoi. Deciziile evidențiate în cadrul reuniunii vor fi luate în considerare dacă nu este nevoie de discuții suplimentare într-o altă reuniune, care ar fi o decizie în sine. Captarea și împărtășirea deciziilor luate în cadrul unei întâlniri sunt esențiale pentru minutele precise și utile.
Scrieți sarcinile "Pasul următor" cu numele persoanei responsabile lângă ele. Acești pași îi permit facilitatorului de întâlnire să se pregătească pentru următoarea întâlnire, precum și pentru participanții și ne-participanții, pentru a fi conștienți de ceea ce sunt responsabili pentru desfășurarea următoarelor întâlniri. Acest lucru asigură că persoanele se pregătesc pentru următoarea întâlnire, fie prin îndeplinirea sarcinilor lor, fie prin delegarea acestora la altcineva care le poate completa și poate participa la următoarea întâlnire.
Trimiteți participanților un proiect al procesului-verbal al ședinței. Proiectul va permite participanților să editeze minutele prin actualizarea notelor, pașilor și deciziilor viitoare. Un proiect de revizuire asigură că toate informațiile au fost capturate în mod corespunzător și că persoanele gestionează sarcinile care le sunt atribuite sau departamentului. În cadrul procesului de revizuire a proiectului, furnizați un termen limită tuturor participanților la comentarii. Dacă nu se primesc modificări, minutele sunt considerate acceptate de toate părțile.
Trimiteți minutele ședinței. Odată ce a fost colectat feedbackul, trimiteți minutele de întâlnire tuturor persoanelor care au fost invitate la întâlnire. Copiați alți angajați sau participanți care trebuie să fie informați. Procesele verbale trebuie transmise în termen de 24 de ore de la încheierea reuniunii sau cu 12 ore înainte de următoarea ședință, în funcție de care dintre acestea survine mai întâi.
sfaturi
-
Nu trebuie să fie capturate toate informațiile în procesul-verbal al ședinței. Minutele de convocare sunt eficiente atunci când rezumă întâlnirea cu deciziile și responsabilitățile. Dacă facilitați întâlnirea, cereți-i pe cineva să ia note pentru echipă.
