Minutele de întâlnire au scopul de a rezuma cele mai importante puncte ale reuniunii. Scopul întâlnirii este ca un grup să se convoace și să ia decizii. Scopul final al procesului-verbal al reuniunii, sub această linie de logică, este de a rezuma cu acuratețe deciziile luate în timpul reuniunii. Minutele de întâlnire sunt luate sub formă de note, apoi scrise mai târziu în întregime. Pentru a face procesul ușor mai ușor, adresați conducătorilor întâlnirii o agendă sau un rezumat al evenimentelor de întâlnire. Faceți o schiță pentru întâlnirea cu notele minime pe baza agendei întâlnirii.
Elementele de care aveți nevoie
-
Ceva cu care să scrieți
-
Computer (opțional)
Acordați atenție deciziilor luate în timpul discuției. Asigurați-vă că notați toate informațiile legate de decizia finală.
Utilizați timpul când oamenii dezbat decizia de a lua notă despre problemele-cheie care par a fi implicate în dezbaterea de discuții. Nu vă faceți griji despre cine a spus ce.
Citiți apoi notele și evidențiați punctele cele mai relevante pentru membri. Du-te înapoi și uita-te prin notele pentru orice informație pertinentă care a fost menționată care aparține aspectului de conducere al grupului. Discuția se poate apropia de o tangență importantă, cum ar fi documentele sau preocupările legale. Separați aceste informații și expediați-le liderilor de grup.
Rezumați punctele necesare pentru voluntari și alte filiale. Scrieți o listă a tuturor sarcinilor care trebuie finalizate pe baza deciziei luate în discuție. Dacă decizia ar fi, de exemplu, organizarea unui fond de strângere de fonduri pentru a reduce deficitul de fonduri necesare pentru un alt proiect, rețineți că vor fi necesare voluntari pentru a planifica strângerea de fonduri, a recruta voluntari, a face publicitate etc.
Utilizați rezumatul minutelor de întâlnire pentru e-mail pentru membri și buletine de știri.
Efectuați un format standard pentru minutele de întâlnire în baza procedurilor obișnuite. Salvați-le, deoarece informațiile pe care le conțin pot deveni mai utile ulterior. Grupul s-ar putea afla într-o situație similară mai târziu, de exemplu, atunci când oamenii care au organizat fondul inițial de strângere de fonduri nu mai fac parte din organizație. Noii membri pot folosi minutele întâlnirii pentru a găsi soluții la problemele care le sunt noi.
Asigurați-vă că înregistrați data și ora întâlnirii cu fiecare intrare, precum și un rezumat al scopului întâlnirii.
Scrieți minutele întâlnirii în blocuri scurte de câte una până la trei propoziții, astfel încât să citească un articol de ziar. Acest lucru va face ca punctele de bază ale întâlnirii să fie mai ușor de înțeles pentru cititori.
