Procesele verbale ale întâlnirilor bisericești furnizează dosarul oficial, juridic al acțiunilor consiliului sau comitetului. Acestea sunt importante pe plan intern pentru acuratețea istorică și sunt utilizate și de părțile externe; de exemplu, instituțiile de creditare să stabilească faptul că biserica a aprobat un proiect de construcție înainte de a emite un împrumut pentru aceasta. Conturi iar IRS examinează, de asemenea, procesul-verbal ca dovadă că anumite tranzacții financiare au fost autorizate. În majoritatea organizațiilor, secretarul sau secretarul de înregistrare ia procesul-verbal.
Cuprins
Deși conținutul specific variază de la comitet, în general, minutele pentru toate organizațiile bisericești includ:
- Detaliile adunării, cum ar fi ora, data, locul, care au participat și au prezidat.
- Dacă întâlnirea este programată în mod regulat sau o întâlnire specială și, dacă este cazul, cine a convocat ședința și în ce scop - atașând o copie a anunțului de întâlnire.
- A ordonat înregistrarea a ceea ce sa întâmplat la întâlnire.
- Întrerupere și timp.
- Semnătura secretarului și, odată ce procesul-verbal este aprobat, ofițerul prezidat.
Unul dintre aspectele cele mai provocatoare ale procesului de luare a minutelor este de a determina cât de mult detaliu trebuie înregistrat. Comisia istorică a fraților din Mennonite sugerează înregistrarea principalelor puncte ale discuțiilor care duc la luarea deciziilor, precum și a alternativelor examinate și un rezumat al motivului pentru care comisia a ales o alternativă față de celelalte. Consiliul Evanghelic pentru Responsabilitate Financiară sugerează că consiliul stabilește o politică privind detaliile care sunt consecvente indiferent de secretarul individual. Acesta sugerează să includeți suficiente detalii pentru a arăta că tabloul a fost prudent, dar nu atât de mult încât minutele citite ca un roman.
Luând procesul-verbal
Înainte de începerea întâlnirii, obțineți o copie a agendei. Pe măsură ce întâlnirea progresează, ia note detaliate referitoare la datele de întâlnire, rapoartele de bord, discuțiile și acțiunile deoarece consiliul de administrație trece prin fiecare punct al ordinei de zi. Înregistrați în mod substanțial moțiunile, rezoluțiile și deciziile, dar rezumați discuțiile. Asigurați-vă că includeți numele fiecărei persoane care face o moțiune sau cine inițiază o acțiune și orice conflict de interese declarat. Odată ce întâlnirea sa terminat, transcrieți și condensați notele pentru a include detaliile corespunzătoare și a le pune în formatul adecvat, începând cu detaliile întâlnirii, apoi continuând în ordinea ordinii de zi.
Păstrarea proceselor-verbale
După ce ați finalizat proiectul procesului-verbal, trimiteți documentul membrilor. Minutele pe care le-ați scris pentru această întâlnire vor fi aprobate, cu sau fără corecții, la următoarea ședință. Odată ce minutele sunt aprobate, pregătiți o copie finală, apoi semnați documentul și cereți ofițerului prezidat să o semneze și ea. Depuneți minutele în ordine cronologică într-o carte cu foi libere, împreună cu agenda ședinței. Această carte cu foi libere ar trebui să conțină, de asemenea, un cuprins și copii ale statutului și constituției bisericii. La un moment dat, poate anual, minutele pot fi legate profesional.
