Îmbunătățirea procesului de achiziție necesită crearea unor pași de cumpărare specifici pentru a minimiza perioada dintre momentul în care o persoană solicită un element și când îl primește. Pe baza procesului dvs. actual de cumpărare, puteți simplifica sistemul dvs. schimbând cine este implicat, acordând mai multă autoritate de cumpărare și stabilind politici specifice ale furnizorilor.
Identificați deficiențele
Primul pas în raționalizarea procesului dvs. de achiziție este identificarea motivului pentru care doriți să faceți acest lucru. S-ar putea să exagerați. Angajații dvs. ar putea fi mai puțin productivi, deoarece trebuie să aștepte echipamentul de care au nevoie. Clienții dvs. ar putea fi nefericiți deoarece nu puteți obține materiale suficient de repede pentru a îndeplini comenzile. Formele dvs. sau chiar lipsa unor documente eficiente ar putea provoca blocaje. Odată ce știți care sunt problemele dvs. de cumpărare, puteți examina procesul dvs. pentru a vedea care ar putea cauza problema.
Centralizați sau descentralizați
O modalitate de a raționaliza procesul de achiziție este centralizarea acestuia cu o persoană sau un departament. În loc să-i dai un membru al personalului la directorul departamentului său, care apoi merge la operatorul șef, care merge apoi la managerul de finanțe, permite angajaților să depună cereri direct la un agent de achiziții publice. Acest lucru poate reduce timpul necesar achiziționării achizițiilor deoarece o persoană este responsabilă de cronologie.
Dacă aveți deja acest tip de proces de cumpărare centralizat, cu toate acestea, aceasta ar putea fi problema dvs. Acest lucru se poate întâmpla atunci când agentul de achiziții este copleșit de cererile pe care trebuie să le cerceteze. Dacă este cazul, luați în considerare faptul că conducătorii departamentelor aprobă mai întâi achizițiile, pe care apoi le supun departamentului financiar. Pentru a profita din plin de acest tip de sistem, creați o dată "datorată" pentru toate formularele, pentru a vă asigura că toți cei implicați știu atunci când se dorește o comandă și știți că vor fi trași la răspundere.
Creșterea autorității de achiziție
O altă metodă de raționalizare a achizițiilor este de a oferi mai multor angajați autoritatea de a efectua achiziții. Acest lucru poate duce la depășirea cheltuielilor dacă nu stabiliți parametri specifici, precum bunurile și serviciile pe care un anumit angajat le poate achiziționa, un plafon al volumului de achiziții pe care le poate face și ce vânzători poate utiliza. Luați în considerare posibilitatea angajaților autorității de a efectua achiziții mai mici, în special cele regulate, de obicei aprobate, cum ar fi consumabile de birou. Dacă puteți controla utilizarea cardului de credit al companiei de către angajați individuali, puteți emite cărți către membrii personalului cu autoritate de cumpărare, permițându-i să achiziționeze online, din cărămidă sau din telefon, fără a solicita o cec sau o carte de credit de la departamentul contabil. Creați politici stricte de companie pentru utilizarea cardului de credit al companiei.
Pre-Approve Vendors
Dacă membrii personalului trebuie să cerceteze și să confirme vânzătorii de fiecare dată când efectuează o achiziție, creați o listă cu furnizorii aprobați pe care îi pot utiliza. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că lucrați cu furnizorii pe care îi cunoașteți și că puteți crea cumpărături de volum care pot duce la reduceri ale furnizorilor. Creați un sistem de cumpărare cu furnizori aprobați, astfel încât aceștia să nu aibă obligația de a rula un raport de credit asupra dvs. de fiecare dată când un angajat efectuează o achiziție. Oferiți vânzătorilor o listă de angajați care pot face cumpărături sau puteți folosi un cod de achiziție al companiei pentru a vă selecta angajații. O cerere de formular de cerere sau un șablon pe care angajații dvs. le pot utiliza atunci când au nevoie să obțină mai multe oferte la un loc de muncă vor simplifica procesul prin eliminarea necesității ca membrii personalului să creeze documente de licitație.
Îmbunătățiți planificarea achizițiilor
Dacă știți în avans că aveți nevoie să cumpărați anumite bunuri și bunuri, programați aceste achiziții în timpuri întârziate la compania dvs., cu mult timp înainte. Acest lucru poate ajuta la reducerea achizițiilor care se vor pierde într-o mare de documente, necesitând anchete la nivel de departament și cereri accelerate. Solicitați managerilor departamentului să înainteze cereri trimestriale de cumpărare, inclusiv datele de livrare, și să-ți creeze un agent de achiziții pentru a crea un calendar pentru achiziții.
