Dacă dețineți o afacere, aveți nevoie de capacitatea de a cumpăra consumabile pe credit. Singura modalitate de a face acest lucru constă în trimiterea unei comenzi de achiziție care indică cine aprobă achiziția. Fără comanda de achiziție, riscați să vă tăiați fluxul de numerar sau să creșteți datoria, deoarece va trebui să achiziționați cu numerar sau credit. Crearea unei comenzi de achiziție vă permite să plătiți într-o fereastră de 90 de zile. Această flexibilitate vă ajută să vă asigurați că rămâneți în afaceri.
Deschideți un document nou folosind software-ul preferat de editare a documentelor. MS Word, MS Excel, contabilitatea Peach Tree sau QuickBook conțin instrumentele pentru a crea o comandă de achiziție. Dacă doriți o opțiune gratuită, Google Docs vă permite să utilizați programul de procesare a textului online și Open Office.org oferă alternative gratuite produselor MS Office.
Introduceți numele companiei, adresa, numărul de telefon, numărul de fax și adresa de e-mail în colțul din stânga sus al documentului. Dacă aveți o siglă, introduceți-o și poziționați-o în partea stângă a numelui și adresei companiei. În linia de jos sub informațiile dvs. de adresă, includeți numărul dvs. de impozit pe vânzările cu amănuntul, astfel încât să puteți beneficia de o scutire de impozit pe vânzări pentru anumite tipuri de bunuri de consum.
Creați un spațiu pentru numărul comenzii de achiziție introducând "Comandă de achiziție **** ____ "în partea superioară a mijlocului documentului. Atunci când utilizați comanda de achiziție pentru a achiziționa bunuri, atribuiți un număr în acest spațiu, astfel încât să pară ceva" Comanda de cumpărare 00012. Dacă lucrați în Quickbook sau Peach Tree, software-ul va atribui automat un număr consecutiv.
Creați o secțiune "Data expirării" în colțul din dreapta sus al documentului. Setați fontul pentru aceste informații la 20 sau 22 de puncte, astfel încât vânzătorul să știe când veți avea nevoie de livrare.
Creați coloane individuale pentru fiecare detaliu al produsului pe care doriți să îl achiziționați. Coloanele obișnuite includ data, cantitatea, descrierea articolului și prețul produsului. Unii furnizori necesită informații suplimentare, cum ar fi numărul UPC sau numărul de catalog. Creați trei coloane "diverse" pentru a se potrivi identificatorilor unici de produs.
Creați un spațiu subtotal, fiscal și spațiu total total sub coloanele care completează întreaga achiziție.
Creați o secțiune "Instrucțiuni de livrare" în partea de jos a paginii, care ar trebui să includă spațiu pentru o adresă de livrare (dacă este diferită de adresa companiei) și instrucțiuni speciale despre locul în care șoferul de livrare ar trebui să ia produsele.
Creați o linie de semnătură pentru semnătura semnatarului autorizat. Aveți posibilitatea ca persoana să semneze fiecare comandă de achiziție, însă multe dintre programele de procesare a textului vă vor permite să importați o semnătură grafică și să o plasați în document.
În partea de jos a formularului, menționați termenii cumpărării, cum ar fi acceptarea livrării, bunurile deteriorate, cerințele de facturare și termenele de plată.
