Dacă desfășurați o afacere mică, va trebui să păstrați înregistrări pentru a vă menține statutul de companie. Chiar dacă alegeți să nu includeți afacerea dvs. mică, este pur și simplu logic să păstrați înregistrările comerciale. Dacă doriți vreodată să vă vindeți afacerea sau să urmăriți ceea ce ați făcut în trecut, va trebui să aveți date de referință. Iată cum puteți păstra înregistrările pentru o mică afacere.
Elementele de care aveți nevoie
-
Două lianți cu trei inele
-
Fila de index pentru fiecare liant
-
Acces la Internet
Achiziționați două lianți cu trei inele și filele index. Veți folosi un liant pentru înregistrările dvs. oficiale (cele solicitate de biroul secretarului de stat pentru a menține statutul companiei dvs.) și celălalt pentru înregistrările zilnice de afaceri.
Cercetați ce înregistrări trebuie să fie păstrate în liantul oficial. Accesați site-ul Secretarului de Stat pentru o listă de înregistrări care sunt cerute de lege. Majoritatea statelor solicită să se păstreze un minim de următoarele înregistrări în liantul oficial: actul constitutiv sau organizarea, procesele verbale, rezoluțiile, certificatele și sigiliul societății.
Determinați ce înregistrări suplimentare trebuie păstrate. Aceste înregistrări vor fi păstrate în al doilea liant. Următoarele sunt exemple de înregistrări care trebuie păstrate în liantul de înregistrări: * înregistrări contabile Aplicații și autorizații Contracte încheiate de companie Politicile de asigurare deținute de societate Certificatele de membru Numele și adresele tuturor membrilor sau acționarilor și interesele acestora Numele ofițerilor Acordul de funcționare sau regulamentele și orice modificări Tranzacții cu acțiuni * Dosarele de stat (cum ar fi rapoartele anuale)
Etichetați filele index. Creați file index pentru toate înregistrările pe care le veți păstra în fiecare liant.
Plasați înregistrările în spatele filelor index corespunzătoare. Sortați toate documentele și plasați fișierele de afaceri în spatele fiecărei file corespunzătoare. Alfabetizarea filelor index va face mai ușor să găsiți înregistrările de care aveți nevoie.
Stabilește deciziile de afaceri în momentul în care acestea au loc. Creați o pistă de hârtie pentru fiecare decizie și tranzacție pe care întreprinderea dvs. mică o face. Mențineți o evidență scrisă a deciziilor de afaceri, atât cu minute pentru întâlniri oficiale, cât și cu o înregistrare neoficială a deciziilor luate în managementul zilnic al companiei. Asigurați-vă că ați înregistrat toate înregistrările.
Păstrează înregistrările la zi. Configurarea lianților este doar primul pas. Trebuie să păstrați informațiile actual, păstrându-vă cel puțin trei ani de rezoluții ale membrilor sau ale acționarilor.
sfaturi
-
Exemplu de minute și alte înregistrări de afaceri sunt disponibile online. De asemenea, puteți achiziționa șabloane generice de înregistrări de afaceri de la diverse companii care se specializează în încorporarea de noi afaceri.
Avertizare
Dacă nu reușiți să păstrați înregistrări adecvate pentru afacerea dvs. mică, afacerea dvs. ar risca să-și piardă statutul.
