Imaginați-vă acest lucru: sunați la un furnizor pentru a comanda unele widget-uri și pentru a le imprima un e-mail pentru a confirma. Problema este că ei vă trimit cinci cazuri în loc de patru și vă aterizează cu o factură mai mare decât v-ați aștepta. Din moment ce nu aveți nimic legal de a considera că vânzătorul răspunde, nu vă veți întoarce prea mult. S-ar putea să vă supărați și să vă amenințați că nu veți plăti, dar ar putea să vă distrugă și să vă ruineze relația. Ce sa fac? În viitor, puteți lua în considerare implementarea unui sistem de comandă de cumpărare. PO-urile joacă un rol important în controlul achizițiilor de afaceri, ajutându-vă să urmăriți comenzile și să gestionați plățile pentru munca efectuată.
Ce este un ordin de aprovizionare?
O comandă de achiziție este confirmarea oficială a unei comenzi pentru bunuri și servicii. Acționează ca un contract între o afacere și furnizorii săi, astfel încât furnizorul cunoaște exact ceea ce a fost comandat, iar întreprinderea știe exact ce produse și servicii urmează să fie livrate și la ce dată. Atunci când un furnizor acceptă un ordin de achiziție, acesta creează un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între cele două părți. Deci, nu veți fi niciodată blocat cu un caz suplimentar de widget-uri pe care nu aveți nevoie, iar furnizorul este protejat deoarece are acum o dovadă legală că mărfurile și serviciile au fost comandate. Dacă nu ați creat o comandă de achiziție, nu ar exista nicio comandă obligatorie de la client.
Cum arată comenzile de cumpărare?
Comenzile de cumpărare arată foarte mult ca o factură. Singura diferență este că cumpărătorul le creează, nu vânzătorul. În general, o comandă de achiziție va cuprinde următoarele informații:
- Informațiile despre cumpărător ale companiei.
- Adresa de expediere / facturare.
- Informațiile companiei furnizorului.
- Detalii privind comanda - produs, cantitate, preț și data livrării.
- Data comenzii de cumpărare.
- Numărul Oficiului poștal.
Pot exista condiții specifice și pentru comandă, cum ar fi momentul efectuării plății. Multe companii creează un document de comandă standardizat, cu informații generice completate pentru a asigura coerența.
Ce este un număr de comandă de achiziție?
Dacă există un singur element din comanda de achiziție pe care trebuie să o includeți, este numărul PO. Numărul PO este un număr de referință unic, care vă ajută să vă potriviți livrările cu achizițiile atunci când sosesc. Utilizarea acestora ar trebui să accelereze procesul de procesare a facturilor, deoarece puteți urmări cu ușurință plățile efectuate la comenzi specifice. De asemenea, reduce la minimum riscul plăților incorecte, deoarece nu veți plăti facturi care nu au o PO corespunzătoare.
Iată un exemplu. Să presupunem că aveți nevoie de un nou set de dulapuri de depozitare. Creați o comandă de achiziție cu mărimea, cantitatea și cerințele specifice pentru dulapuri și trimiteți-le producătorului. Odată ce producătorul aprobă comanda de achiziție, acesta creează un contract legal între cele două părți. Producătorul vă va livra dulapurile și va trimite o factură pentru suma totală datorată. Această factură va face referire la numărul PO. Deci, când primiți factura, o puteți verifica față de comanda de achiziție pentru a vă asigura că cele două documente se potrivesc. Dacă o fac, dă-i drumul și plătește. Dacă nu, cineva a făcut o eroare pe care trebuie să o investiți.
Cum integrați un sistem de comandă de cumpărare în compania dvs.?
Dacă nu ați folosit niciodată organizațiile de vânzări înainte, ați fi iertat că vă gândiți că este la fel de simplu ca și crearea unui șablon de comandă de achiziție în Microsoft Word sau software-ul dvs. contabil. Aceste opțiuni sunt excelente pentru crearea unui document de comandă de achiziție fizică, dar există câteva lucruri suplimentare pe care trebuie să le gândiți înainte de a putea integra în sistemul dvs. un sistem PO:
Cine face achiziția?
Un administrator principal al comenzii de achiziție ar trebui să controleze sistemul de comandă de achiziție. Acest lucru vă va centraliza achiziția și vă va oferi o evidență clară a volumului de bani cheltuiți. De îndată ce este creată o organizație operațională, administratorul poate calcula imediat costul în bugetul companiei. În esență, veți începe prin a lua carduri de credit din mâinile de personalul general.
Care este procesul de ridicare a unei solicitări?
Fiecare proces PO începe cu o solicitare. Aceasta este o cerere de comandă de achiziție pe care angajații o face ori de câte ori trebuie să cumpere bunuri sau servicii. Va trebui să creați un șablon standardizat de rechiziție, pe care toți membrii personalului trebuie să îl utilizeze apoi. Multe întreprinderi mici le permit personalului să-și trimită prin e-mail solicitarea către un manager, care va lua legătura cu administratorul pentru a aloca un buget, pentru a obține aprobarea achiziției și a ridica PO necesar.
Adăugarea unui sistem de rechiziții asigură faptul că personalul trebuie să primească un deget central centralizat înainte de a achiziționa astfel încât nimic să nu alunece prin fisuri. În curând, veți avea suficiente date pentru a urmări modul în care angajații utilizează consumabilele și modelele de achiziție spot, cum ar fi, există oportunități pentru achiziționarea de volume reduse de la un furnizor?
Cum veți înregistra OP-ul?
Administratorii pot alege să aprobe, să respingă sau să semneze o rechizătură pentru discuții ulterioare. Odată ce cererea este aprobată, administratorul PO trebuie să aloce un număr PO la comandă - puteți folosi orice cod alfanumeric dorit - și îl puteți înregistra pe un registru PO. Menținerea unui registru vă asigură că vă păstrați un total de achiziții în derulare. Puteți vedea impactul unei solicitări înainte de ao aproba și vă actualizați bugetul de fiecare dată când se ridică o PO. Este, de asemenea, o parte esențială a traseelor de audit, asigurându-se că nu există discrepanțe între livrările de bunuri și plățile.
Cum veți gestiona vânzătorii?
Desigur, va trebui să informați furnizorii dvs. că vă deplasați la un sistem PO. Acest lucru este la fel de simplu ca și contactarea furnizorilor dvs. și informarea acestora că veți trimite o comandă de achiziție înainte de a efectua o plată pentru bunuri. Modul în care obțineți PO către vânzător depinde de dvs. - cel mai adesea, administratorul îl va trimite direct la destinatar.
Odată ce vânzătorul primește comanda dvs. de achiziție, trebuie să verifice cu atenție erorile înainte de a pregăti bunurile care urmează să fie livrate. Mulți furnizori mai mari sunt utilizați pentru achiziționarea de produse bazate pe PO și au setări de sisteme care vor semnala contul dvs. dacă încercați să cumpărați fără PO.
Cum veți reconcilia plățile la facturi cu registrul PO?
Dacă păstrați un registru PO actualizat, reconcilierea facturilor sau a extraselor de card de credit cu comanda de achiziție nu este deosebit de dificilă sau de consumatoare de timp. Doar căutați să semnalizați orice achiziție care nu a fost înregistrată cu o PO. Apoi, este vorba despre un personal de formare care să elimine eventualele achiziții în exces în viitor.
Ar trebui să automatizeze procesul de comandă de aprovizionare?
În loc să faceți lucrurile manual, puteți alege să investiți în software-ul de cumpărare pentru proprietarii de întreprinderi mici. Aceste sisteme vă pot automatiza necesitățile și aprobările de rutină și pot genera în mod automat PO-urile, ceea ce face ca întreaga problemă să fie mult mai puțin dificilă. De asemenea, vă gestionează documentele de achiziție de la un centru centralizat într-o locație, accesibilă de oriunde, ceea ce face mai ușor gestionarea comenzilor de achiziție în deplasare. Unele sisteme au alte caracteristici utile, cum ar fi un catalog de furnizori, pentru a face ca solicitările de cumpărare să fie mai ușoare și mai convenabile pentru angajații dvs.
Platformele sunt la fel de largi ca acestea sunt lungi, și există o mulțime de site-uri de revizuire online pentru a vă ajuta să restrângeți opțiunile. Ca întotdeauna, profitați de demo-uri și de perioadele de probă gratuite, deci sunteți încrezător că ați luat decizia corectă înainte de a vă cumpăra.
