Sezonalitatea, așteptările de serviciu de 24 de ore și capacitatea de adaptare la un mediu în continuă schimbare fac fluxurile organizate vitale pentru operațiunile eficiente ale hotelului. Deși activitățile de lucru se vor scurge uneori într-o succesiune lină, în timpul ocupat, aceleași activități pot să se suprapună. Acest lucru face ca un sistem eficient de comunicare să fie o parte importantă a regulilor, rutelor și a rolurilor care intră într-un flux de lucru organizat de hotel.
Planificați fluxul de lucru
Creați o diagramă verticală a fluxului de lucru care identifică fiecare departament sau zonă și descrie succesiunea sarcinilor utilizând casetele de text, conectând săgețile și numerele pentru a identifica direcția fluxului de lucru. Pentru un mic hotel, acestea ar putea include clienții, biroul de la fața locului și departamentul de menaj. De exemplu, diagrama ar sparge o cameră în fiecare dintre etapele sale componente: un oaspete face o rezervare, primește o confirmare și ajunge la recepție, unde angajații recepției procesează check-in-ul. Când oaspetele verifică afară, recepția procesează checkout-ul și notifică gospodăria.
Analizați sarcinile
Într-un mediu de lucru al hotelului, există momente în care sarcinile și responsabilitățile trebuie să se suprapună. Folosind diagrama fluxului de lucru ca referință, analizați sarcinile efectuate în timpul fiecărei ture pentru a anticipa mai bine nevoile de personal. De exemplu, angajații de la biroul din a treia clădire pot fi capabili să facă față sarcinilor de întreținere ușoară și sarcinilor administrative suplimentare, cum ar fi actualizarea bazei de date de rezervare sau răspunsul la e-mailuri. Acest lucru poate elimina necesitatea de a programa gospodăriile pe timp de noapte și de a elibera timp pentru angajații din prima și a doua schimbare.
Programarea angajaților
Atât programarea angajaților, cât și termenele limită ale sarcinilor trebuie să fie flexibile. De exemplu, în cazul în care timpul normal de check-in este la prânz, gospodăria trebuie să aibă camere curate și gata până la acel moment. Cu toate acestea, va trebui să ajustați orarele sau să închiriați angajați temporari în timpul ocupat. Același lucru este valabil și pentru personalul din fața biroului. Dacă în mod normal programați două persoane în timpul zilei și o persoană peste noapte, este posibil să fie necesar să ajustați orarele de lucru - uneori cu puțină preaviz - pentru a oferi acoperire suprapusă în timpul orelor de lucru.
Planificarea comunicațiilor
Un bun plan de comunicare este vital pentru un flux de lucru organizat de hotel. Examinați diagrama fluxului de lucru și identificați punctele critice de comunicare. Printre exemple se numără întâlnirile de schimbare a schimbării, procedurile de gardă, situațiile de urgență la domiciliu și procedurile de actualizare a achizițiilor ocazionale pe care le fac oaspeții în timpul șederii lor. De exemplu, angajații din gospodărie trebuie să informeze recepția atunci când un oaspete îndepărtează obiectele din frigiderul camerei. Includeți proceduri pentru comunicarea modificărilor fluxului de lucru pentru a vă asigura că nimic nu este trecut cu vederea. Acest lucru ar putea necesita, de asemenea, achiziționarea de echipamente suplimentare, cum ar fi radiouri cu două sensuri sau telefoane mobile, pentru angajații care lucrează la apel.
