Un birou fără hârtie poate ajuta mediul înconjurător, dar poate crea dureri de cap în proces dacă nu se instalează un sistem adecvat de flux de lucru. Mutarea totul în spațiul digital necesită stabilirea unor proceduri de control al documentelor și proceduri de lucru care să asigure că nimic nu este pierdut în tranziție. Atunci când cutiile fizice se retrag către coșurile de gunoi ale istoriei, cele virtuale trebuie să le înlocuiască.
Going Digital
Într-un birou fără hârtie, scopul este să mutați tot ce este posibil online. Documentele tipărite sunt scanate și plasate într-o locație partajată în sistemul computerului, unde utilizatorii autorizați pot accesa aceste documente. Pe lângă avantajele pentru mediu, un birou fără hârtie gestionat bine poate face informațiile mai ușor de găsit decât în sistemele tradiționale de depozitare. Dosarele dintr-o arhivă virtuală stochează documente mai vechi, astfel încât acestea să nu confunde zonele frecvent accesate, dar sunt totuși disponibile atunci când este necesar.
Calendare comune
Mutarea programelor angajaților într-un calendar comun permite angajatorilor să gestioneze timpul de vacanță și alte aspecte care afectează programul de lucru. De asemenea, permite colaboratorilor să urmărească întâlnirile și alte evenimente programate. Echipele care împărtășesc calendarele de lucru sunt capabile să monitorizeze cine este și cine nu mai are birou și poate structura fluxul de lucru pe proiecte care au în vedere acest lucru. A fi capabil să vadă că părțile interesate cheie se îndreaptă spre o conferință de la sfârșitul săptămânii, poate, de exemplu, să motiveze pe cineva să facă mai rapid proiectul unui document-cheie sau al unui contract, astfel încât acele părți interesate să aibă șansa de a-și oferi contribuția înainte conținutul este finalizat.
Managementul documentelor
Birourile fără hârtie au nevoie de un sistem care să stipuleze modul în care trebuie păstrate și stocate documentele. Creați o convenție de numire a documentelor și o structură de directoare pentru a facilita găsirea documentelor. Sistemele de gestionare a documentelor permit deseori atât modificări de "verificare", cât și urmărire. Acest lucru împiedică mai multe persoane să lucreze la un document în același timp și permite controlul versiunii. Mandarea ca documentele să fie actualizate în locația partajată reduce problemele care apar când utilizatorii descarcă un fișier, fac actualizări și le trimit pe e-mail și apoi nu reușesc să păstreze actuala versiune oficială.
Management de proiect
Software-ul de management al proiectelor ajută la urmărirea etapelor proiectului și a termenelor limită. Veți avea nevoie de un sistem care să poată urmări sarcinile și programele de proiect și le va permite angajaților să indice când sa terminat ceva. Notificările ar trebui să alerteze pe cineva atunci când o nouă sarcină are nevoie de atenția ei. Persoanele fizice își pot urmări propriile proiecte, în timp ce managerii pot să se uite la ceea ce se face în întreaga echipă și să realoce resursele după cum este necesar. Proiectele ar trebui să fie arhivate digital odată finalizate, împreună cu lecțiile învățate, astfel încât transferul de cunoștințe poate apărea cu ușurință atunci când un proiect similar începe mai târziu.
