Odată cu progresul continuu al tehnologiei, una dintre cele mai recente tendințe ale secolului XXI a fost așa-numitul birou fără hârtie. Un birou fără hârtie nu este de fapt complet fără hârtie, ci mai degrabă folosește un minim de hârtie și convertește cât mai mult documentație posibil în formă digitală. Un birou fără hârtie are avantaje și dezavantaje, ambele fiind considerate de o organizație care are în vedere trecerea de la păstrarea înregistrărilor convenționale.
Mai compacte și eficiente
Fișierele digitale necesită mult mai puțin spațiu fizic decât fișierele de hârtie și sunt mult mai ușor de organizat. În plus, fișierele digitale arhivate sunt mult mai ușor accesate decât fișierele de hârtie arhivate. Fișierele digitale pot fi partajate rapid între mai mulți utilizatori și accesați din locații îndepărtate, sporind eficiența muncii.
Envisional Conștient
Mai puține fișiere de hârtie înseamnă mai puțină hârtie utilizată pentru copii duplicate și pentru păstrarea înregistrărilor generale. Acest factor face ca un birou fără hârtie să fie mai conștient de mediu în majoritatea cazurilor. Pentru revistele online și alte publicații, publicarea digitală înseamnă eliminarea cernelurilor care conțin metale grele, solvenți și alte substanțe dăunătoare mediului.
Probleme de software și hardware
Un birou fără hârtie este la fel de eficient ca software-ul și hardware-ul folosit pentru stocarea înregistrărilor permit lucrătorilor să fie. Blocurile de software și defecțiunile echipamentelor pot provoca întreruperi majore în funcționarea unui birou fără hârtie. Menținerea software-ului și a hardware-ului unui birou fără hârtie constituie, de asemenea, o preocupare; tehnologia informației (IT) sau consultanții sunt adesea o necesitate, precum și tehnicieni pentru a deservi hardware-ul în mod regulat.
Erori de introducere de date și curbe de învățare
Ca și în cazul oricărei tranziții, trecerea la un birou fără hârtie presupune adesea o curbă de învățare, mai ales într-un mediu de birouri unde angajații nu sunt deja pricepuți pe computer. Eroarea de introducere a datelor poate fi costisitoare și poate duce la probleme majore. În plus, erorile de introducere și de înregistrare a datelor pot duce la înregistrarea greșită a categoriilor, ceea ce face dificilă sau imposibilă găsirea acestora la o dată ulterioară.
Preocupările legate de securitate
Înregistrările digitale pot fi vulnerabile la accesul neautorizat, fie prin hacking, fie prin securitatea laxă din partea personalului. Mai ales în cazul înregistrărilor juridice și medicale sensibile, pierderea datelor poate genera o răspundere semnificativă pentru compania implicată, mai ales dacă este implicată neglijența. Eliminarea înregistrărilor digitale prezintă o dificultate deosebită, în special într-un mediu de rețea partajat. Simpla ștergere a unui fișier nu șterge complet o înregistrare digitală, la fel cum aruncarea unui document într-un coș de gunoi nu împiedică altcineva să recupereze hârtia mai târziu.
