Utilizarea sporită a sistemelor electronice pentru contabilitate și gestiune financiară în companii a redus utilizarea documentelor fizice în multe companii. Utilizarea sistemelor de gestionare a înregistrărilor digitale și a programelor de contabilitate financiară a permis unor firme de audit să ofere audituri fără documente în format electronic companiilor care conduc în principal un birou fără hârtie. Modelele pentru un audit în format electronic au fost stabilite prin regulamente guvernamentale, metodele preferate de companii de audit și propunerile de organizare contabilă.
Accesibilitate
Companiile care optează pentru un audit fără hârtie pot oferi acces sporit la documente financiare și declarații pentru personalul de audit. Accesibilitatea sporită poate reduce timpul necesar personalului contabil și financiar pentru a furniza documente auditorilor. În funcție de cerințele de securitate, accesibilitatea poate permite auditorilor să efectueze revizuirea din afara facilității de afaceri.
Capacitate de urmărire
Majoritatea sistemelor de audit fără hârtie oferă abilități de raportare și urmărire pe tot parcursul procesului de audit. Managerii companiei auditate, precum și conducerea firmei de audit pot urmări cu ușurință și monitoriza fiecare etapă a procesului de revizuire. Această urmărire sporită poate ajuta la eficientizarea cerințelor de resurse și vă ajută să gestionați cronologia de audit. Urmărirea și gestionarea timpului pot fi esențiale, în special pentru companiile publice care au termene de raportare mandate cu SEC.
Mai puține deșeuri
Reducerea necesității copiilor duplicate ale documentelor financiare, a instalațiilor de depozitare și a materialelor de birou poate reduce cantitatea de deșeuri pe care le generează ambele companii. Analizele fără hârtie utilizează mai puțină hârtie, toner de cerneală, consumabile electrice și de birou decât un audit tradițional legat de hârtie. Reducerea hârtiei și a consumabilelor asociate poate oferi economii de costuri și beneficii ecologice. Acest accent verde poate fi important pentru companiile care doresc să-și promoveze compania ca fiind ecologice.
Recenzie mai rapidă
Un audit fără cartelă poate dura mai puțin timp decât un proces tradițional de audit al traseului de hârtie. Documentele financiare pot fi ușor încărcate pentru revizuire și analiză cu o mai mare acuratețe. Procesarea electronică a sarcinilor de audit minimizează erorile umane și necesitatea de a introduce manual informațiile într-un sistem de audit. Atunci când un element de audit este marcat pentru o examinare suplimentară, auditorii pot trimite cu ușurință informațiile către conducerea financiară pentru revizuire și informații suplimentare. Review-urile electronice pot dura mai puțin timp decât întâlnirile fizice în persoană cu formulare de hârtie. Mai puține lucrări manuale și recenzii mai ușoare pot scădea cronologia totală de audit.
Creșterea securității
Documentele fizice sunt mai dificil de asigurat decât documentele electronice. Datele și documentele electronice pot fi securizate prin intermediul parolelor și al altor metode de securitate digitale. Un sistem electronic de urmărire poate, de asemenea, nota cine a revizuit fiecare element de date în scopul revizuirii securității. Documentele fizice pot fi copiate, pierdute sau plasate într-o locație nesigură. Un audit în format electronic crește securitatea sistemului financiar al unei companii.
