Oricine poate aprecia punctul de vedere al unui executiv ocupat, de nivel înalt, așezat în spatele unui birou mare, fără a fi la vedere o bucată de hârtie - ca să nu mai vorbim de un praf de praf. Aparențele sunt realitate, pentru că acel director este probabil la fel de ocupat ca și tine, dar a găsit o cale de a-și organiza munca de birou. Puteți, de asemenea, atâta timp cât dezvoltați un sistem care funcționează pentru dvs. Acest lucru ar putea însemna utilizarea unor tehnici "încercate și adevărate", în timp ce le-ar fi respins pe alții.Ca și executivul de nivel înalt, nu uitați că sunteți responsabil și că trebuie să vă controlați volumul de muncă înainte de a vă controla.
Stabiliți un sistem de evidență - electronic și de hârtie - astfel încât să puteți dispensa cu promptitudine informațiile de îndată ce ați terminat examinarea. Mulți profesioniști din domeniul afacerilor sunt "stackers master", ceea ce înseamnă că au tendința să acumuleze grămezi de hârtie care, în cele din urmă, le copleșesc. Faceți un angajament de a lucra la un proiect și apoi, când ați terminat, trimiteți imediat acest lucru. Pentru fișierele de hârtie, stabiliți un sistem de fișiere cu coduri de culori, fiecare culoare indicând un mesaj semnificativ pentru dvs. De exemplu, implementați un sistem de ierarhie cu trei culori, în care verde înseamnă "prioritate înaltă", galben înseamnă "prioritate moderată" și roșu înseamnă "prioritate scăzută". Sau, pentru a reduce numărul de fișiere de pe birou, utilizați un sistem cu două culori. Urmați aceeași logică pentru a crea un sistem de arhivare a calculatorului.
Creați o listă de sarcini zilnică și păstrați-o cu dvs. în orice moment pentru a vă menține concentrarea și siguranța. Întrerupeți sarcini pe măsură ce le completați. De asemenea, păstrați un calendar cu dvs. în orice moment, încrucișându-i pe cei doi după cum este necesar. Consultați lista dvs. de sarcini la sfârșitul fiecărei zile și începutul fiecărei zile noi pentru a-ți consolida obligațiile zilnice în mintea ta.
Stabiliți termenele și termenele limită pentru fiecare dintre aceste sarcini, fiind optimiste, dar și realiste. Fiți deosebit de vigilenți cu privire la timpul acordat citirii și răspunsului la e-mailuri, deoarece este incredibil de ușor să vă sugeți în "vortexul de e-mail" care consumă mult timp. Etichetați e-mailurile cu mesaje de "prioritate ridicată" pentru a vă ajuta să vă concentrați eforturile - și apoi decideți dacă să răspundeți sau nu.
Începeți apelurile telefonice și întâlnirile cu o estimare a duratei lor - și apoi urmăriți ceasul și respectați planul. Oamenii îți vor respecta disciplina dacă spui ceva de genul: "După cum știu că suntem cu toții ocupați, să încercăm tot posibilul să păstrăm acest apel telefonic sau întâlnirea la 30 de minute".
Stabiliți limite pentru colegii care ar putea încerca să vă înțepenicească într-un prânz prelungit sau o conversație prelungită cu privire la orbirea lor oribilă cu o noapte înainte. În timp ce o anumită interacțiune socială este importantă pentru a construi relații între colegi, aveți grijă să nu ieșiți din mână și să aruncați o curbă în ziua de lucru bine structurată.
Reconsiderați multitaskingul. S-ar putea să vă gândiți că vorbind la telefon, scriind un e-mail și revizuind o propunere de marketing te face un super angajat, dar, de fapt, îți difuzezi atenția și, în schimb, ești contraproductivă. Dacă trebuie, forțează-te să-ți concentrezi atenția asupra unei sarcini la un moment dat și compară rezultatele cu modul multitasking de organizare a volumului de lucru.
Evaluați volumul de muncă prezent înainte de a vă angaja să vă asumați noi responsabilități. Deși mulți angajați presupun că ar trebui să-și intensifice și să nu spună niciodată astfel de solicitări, luați în considerare cu atenție dacă aveți timp pentru a finaliza sarcinile și dacă acestea pot fi realizate conform propriilor standarde înalte.
Consultați-vă cu supervizorul dvs. pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun, planul dvs. de a vă organiza volumul de muncă în birou. Revedeți-vă "planul de acțiune" și cereți feedback.
