Lista de control intern pentru semnăturile de control variază între organizații. Fiecare companie trebuie să stabilească un plan de gestionare a riscurilor pentru a elimina potențialul de necinstiți și a preveni frauda. Pentru unele entități, procesul începe cu comandarea controalelor și variază de la depozitarea cecului la cerința pentru doi semnatari sau aprobarea specială pentru verificări care depășesc o anumită sumă. Revizuiți periodic regulile pentru a vă asigura că acestea cuprind cele mai bune practici.
Politica scrisă
Puneți în scris politici sau controale interne care descriu controalele organizației pentru verificări de la comanda și primirea la semnarea efectivă. Instrumente de proiectare constând din documente și înregistrări pentru înregistrarea tuturor tranzacțiilor și evenimentelor de verificare scrisă. Asigurați-vă că instalația are programe de stocare adecvate, iar programele de calculator au o siguranță adecvată pentru autorizare.
Controlul stocului în gol
Multe organizații au indivizi sau custozi care au responsabilitatea de a păstra fișa de control pentru stocul de cec gol. Procesul poate presupune următorii pași: înregistrarea datei de livrare a verificărilor goale și indicarea succesiunii verificărilor primite. Introduceți numere de verificare care lipsesc pe foaia de control. Persoana care primește lotul de cecuri necompletate trebuie să date și să semneze pentru fiecare expediere. În plus, înregistrați data și succesiunea controalelor neutilizate returnate la depozitare. Verificați ultimul cec emis; acest lucru asigură păstrarea intactă a secvenței de verificare.
Verificări și balanțe independente
Verificările și bilanțurile independente fac din cele mai bune practici atunci când vine vorba de controalele interne ale semnatarilor de control. Aceasta include asigurarea sumei controalelor, reconcilierea are sumele corecte, inclusiv controale clerice, compararea activelor cu responsabilitatea înregistrată, controalele computerizate. În plus, gestionați revizuirea rapoartelor contabile, cum ar fi rapoartele privind echilibrul dintre traseele în vârstă și alte rapoarte automate.
Recenzii administrative
Uneori nu este posibil ca o organizație să împartă sarcini; în acest caz, administratorul trebuie să efectueze recenzii de rutină pentru a asigura integritatea procesului de scriere a cecurilor. Trebuie doar să semnați cecuri cu documentația corespunzătoare și să vă asigurați că persoana care semnează cecurile expediază cecurile de la birou. Când este posibil, nu returnați cecurile persoanei care întreține plățile în numerar și înregistrările plătibile în conturi. Ca o chestiune de politică, nu faceți cecuri plătibile "Numerar".
Conturi separate
Stabiliți un minim de două conturi bancare separate pentru compania dvs. Depuneți toate fondurile și încasările din primul cont. Transferați doar suficiente fonduri în cel de-al doilea cont pentru a acoperi cecurile pe care le scrieți. Un membru al consiliului sau altă persoană desemnată trebuie să aibă autorizația de a transfera fonduri în cont. În plus, creați un cont separat pentru salarizare; din nou, transferați numai suma necesară pentru a satisface salariul.
Semnături
Unele comisii pot solicita două semnături la cecuri. Cu toate acestea, obținerea a două semnături poate fi greoaie și necesită semnarea în prealabil a cecurilor goale. Dacă politica nu funcționează pentru organizația dvs., modificați politica la o cerință a unui semnatar până la o anumită sumă în dolari. De asemenea, creați un depozit direct pentru angajați și utilizați un serviciu de salarizare terț.
