În ciuda progreselor tehnologice în domeniul comunicării electronice, aparatele de fax rămân o metodă importantă de difuzare a documentelor începând din 2015. Foile de acoperire a faxurilor servesc un rol important în alertarea destinatarilor despre cine ar trebui să primească faxul și ce se află în el.
Expeditor și receptor
Una dintre funcțiile primare ale foii de acoperire a faxului este identificarea expeditorului și a receptorului documentului. În timp ce foile de acoperire sunt opționale, o lipsă de informații de contact de bază ar putea duce la transmisii pierdute. Dacă destinatarul nu recepționează faxul, alerta "Destinatar" de pe foaia de acoperire ajută documentul să ajungă la persoana potrivită. În plus, un destinatar de fax care recunoaște numele expeditorului ar putea adresa documentul mai repede. Multe companii au foi de acoperire a faxurilor bazate pe șabloane, cu numele și logo-urile deja imprimate pe pagină.
Detalii de document
O foaie tipică de acoperire a faxului are, de asemenea, o secțiune pentru motivul trimiterii faxului sau comentarii cu privire la carcasa documentului. Această secțiune este utilă atunci când un expeditor are îngrijorări cu privire la faptul dacă cineva va lua serios transmisia. Dacă o afacere depune o ofertă nesolicitată de ofertă, de exemplu, foaia de acoperire ar putea declara beneficiarul citirii prin materiale. Detaliile privind documentele pot, de asemenea, să reamintească destinatarului că materialele trimise prin fax fac obiectul unei discuții sau al unei înțelegeri anterioare.
Datele și numerele paginilor
Data transmiterii și numărul de pagini trimise sunt, de asemenea, elemente comune pe foaia de însoțire. Ambele sunt importante pentru evidența și acuratețea. O dată pe un fax permite unui expeditor să demonstreze că a întrunit o anumită dată de expediere. Numărul de pagini din fax este foarte important pentru a proteja transmisiile incomplete. O foaie de acoperire ar putea indica "5 pagini, inclusiv foaia de acoperire". Aceasta avertizează destinatarul că transmisia ar trebui să conțină cinci pagini totale. Dacă acestea lipsesc, destinatarul poate avertiza expeditorul la documentul incomplet.
detalii suplimentare
O pagină de acoperire a faxului este, de asemenea, utilizată pentru a transmite informații privind confidențialitatea și securitatea cu anumite documente. Agențiile guvernamentale, instituțiile financiare și birourile juridice se numără printre organizațiile care ar putea avea declarații de confidențialitate sau de confidențialitate pe o foaie de parcurs. Această declarație avertizează destinatarul asupra caracterului delicat al incintei și ajută la asigurarea responsabilității în protejarea documentelor confidențiale. Faxurile pot, de asemenea, să lege legiuitorul de cerințele contractuale sau de reglementare. Unele companii utilizează transmisii fax pentru a trimite documente asemănătoare memoriei și includ doar foaia de acoperire cu un rezumat sau un mesaj scurt pe o singură pagină.
