Nu ați fi primul profesionist în afaceri care să se gândească cum să gestionați cel mai bine o transmisie confidențială de fax. Etichetați-o "confidențială" și ați putea invita neintenționat curiozitatea și o invazie a vieții cuiva. Omiteți-o și consecințele ar putea fi și mai rău. Adresați-vă ambele aspecte prin etichetarea proeminentă a faxului dvs. ca fiind "confidențial" pe foaia de acoperire a faxului. Apoi introduceți niște dinți în avertisment prin scrierea unui mesaj de subsol confidențial în partea de jos a foii.
Creați un nou document în programul de procesare a textului cu margini de 1 inch. Inserați sigla dvs. de afaceri, dacă este cazul, în partea de sus a paginii.
Centrează cuvântul "Confidențial" cu litere aldine în partea de sus a paginii. Capitalizați literele pentru accentuare. Dedesubt și centrat, introduceți cuvintele "Fax", "Foaie de acoperire pentru fax" sau "Transmitere fax" pentru a fi recunoscute rapid.
Scrieți "Date:" "Time:" și "Numărul de pagini, inclusiv foaia de înveliș:" din partea stângă a foii de acoperire. Spațiu de două ori și scrieți "Destinatar:" "Număr de fax:" și "Număr de telefon:" pe linii separate. Spațiu de două ori din nou și scrieți: "Expeditor:" "Numărul de fax:" și "Numărul de telefon:" pe linii separate. Includerea numerelor de fax și de telefon este o modalitate inteligentă de a vă acoperi bazele, mai ales dacă faxul se pierde, este pierdut sau nu ajunge niciodată. Dacă un număr este incorect sau sunt transpuse două numere, puteți corecta eroarea la viitoarele transmisii de fax.
Personalizați foaia de acoperire a faxului cu o secțiune potrivită nevoilor dvs. de afaceri. De exemplu, dacă trimiteți în mod regulat faxuri aceleiași persoane sau departamente, puteți face o casetă cu titlul "Informații de rutare" sau "Pașii următori". Sau păstrați opțiunile deschise creând o secțiune "Comentarii" pentru a le putea - scrieți o notă sau instrucțiuni, cum ar fi "Vă rog să mă sunați imediat pentru a confirma primirea acestui fax".
Scrieți un mesaj de subsol în partea de jos a foii de acoperire a faxului. Similar cu un avertisment confidențial pe care îl vedeți în unele e-mailuri, acest mesaj ar trebui să transmită că faxul: este confidențial; este destinat numai destinatarului; și conține informații a căror "dezvăluire, copiere, utilizare sau distribuire" este interzisă. De asemenea, ar trebui să solicite expeditorului să fie notificat despre o chitanță eronată - un alt motiv întemeiat de a furniza un număr de telefon în partea de sus a unei foi de acoperire a faxului.
