În comparație cu trimiterea prin fax, trimiterea prin e-mail este o metodă mai convenabilă de a obține informații de la un punct la altul.Dar nu trebuie să eliminați faxul ca un instrument esențial de birou încă. Desigur, există o mașină blocată ocazional, un semnal încărcat și o pagină lipsă, dar aparatele de fax merită să fie utilizate și au avantaje: pot fi trimise documente mai mari, unele pot fi văzute ca o formă mai profesionistă de comunicare de afaceri, iar semnăturile semnate pe faxuri sunt legitime.
Scrieți numele destinatarului și expeditorului faxului în secțiunile To și From din foaia de acoperire a faxului.
Scrieți numerele de telefon și de fax în numerele de fax și telefon corespunzătoare. câmpuri. Acest lucru este util în cazul în care destinatarul trebuie să sune sau să retransmită faxul.
Introduceți numărul total de pagini incluse în fax, inclusiv foaia de acoperire din numărul total. a paginilor sau a secțiunii No. a foii de acoperire. Aceasta indică destinatarului câte pagini ar trebui să primească în fax.
Scrieți una până la trei cuvinte care descriu scopul faxului în secțiunea RE a foii de acoperire. Includeți un număr de referință, dacă este cazul.
Completați caseta sau cercul corespunzător cu descrierea corespunzătoare a cuvântului care indică urgența faxului sau dorința dvs. de răspuns de la destinatar.
Majoritatea faxurilor includ descriptori de răspuns, cum ar fi: Pentru examinare (nu este necesară nicio acțiune), Vă rugăm să comentați (răspunsul este necesar), Urgent (manipulați imediat), Confidențial (pentru anumite ochi) sau Răspundeți (răspunsul este necesar).
Scrieți orice note sau instrucțiuni suplimentare pe care doriți ca cititorul să le citească sau să le cunoască în secțiunea de jos (Comentariile) din foaia de acoperire a faxului.
Introduceți data la care trimiteți faxul în partea superioară a colii, după ce ați examinat faxul și ați asigurat că toate secțiunile relevante din foaia de hârtie sunt complete.
sfaturi
-
Imprimați clar și lizibil pentru a vă asigura că foaia de acoperire este lizibilă.
Utilizați cerneală albastră sau neagră în cazul în care foaia de acoperire este scanată sau fotocopiată.
Avertizare
Evitați trimiterea informațiilor confidențiale prin fax. Nu există nici o modalitate de a ști cine este la celălalt capăt.
