Președinția unei întâlniri vă poate face sau vă poate distruge ascensiunea la vârful unei companii sau la nivelul dvs. de respect ca executiv. Președinția unei întâlniri nu trebuie să fie stresantă, poate fi distractivă. Este posibil să aveți o navigație netedă la următoarea întâlnire pe care o conduceți.
Trimiteți un e-mail înainte de întâlnire pentru a stabili agenda și temele dorite care vor fi acoperite. Fii detaliat și specific cu privire la durata ședinței și unde va avea loc.
Ajungeți la întâlnire cu 10 minute înainte ca ceilalți participanți să plănuiască acest lucru. Luați-vă timpul să vă puneți documentele necesare, să luați o ceașcă de cafea (sau altă băutură pentru a vă împiedica uscarea gâtului în timp ce vorbiți) și să vă așezați în fața camerei.
Salutați-i pe toată lumea când intră în cameră, scuturând mâinile și făcând contact vizual. Direcționați-le către locurile desemnate dacă este necesar.
Numiți pe cineva să facă note sau minute ale întâlnirii.
Deschideți întâlnirea cu o introducere rapidă, în picioare în fața mesei, în biroul sau în sala de conferințe în care are loc întâlnirea. Treceți la minutele de întâlnire anterioare și cereți aprobarea. Odată ce ați primit aprobarea, adresați-vă orice întrebări despre agenda zilei respective înainte de a continua.
Începeți dialogul sau informarea cu privire la primul subiect al afacerii. Permiteți altora să răspundă, să adauge și să discute. Dacă oamenii vorbește din plin, cereți-i să respecte pe ceilalți în cameră și să aștepte să ilustreze verbal punctul lor.
Stai în control. Când oamenii coboară din calea subiectului la îndemână, intervin frumos, cu forța, pentru a îndrepta toată lumea spre problema centrală. Dacă permiteți conversației să se rătăcească, aceasta va reflecta asupra capacității dvs. de a prezida întâlnirea.
La încheierea întâlnirii, ridicați-vă și mulțumiți tuturor pentru că ați venit. Adu-le aminte de toate sarcinile pe care le-au comis. Se agită mâinile dacă este posibil, deoarece oamenii părăsesc întâlnirea.
