Acțiunile de documentare luate în timpul unei întâlniri permit ca temele și deciziile de importanță să fie amintite pentru anii următori. Toate interacțiunile majore într-o întâlnire trebuie înregistrate, inclusiv atunci când sunt făcute mișcări - chiar dacă mișcarea în cele din urmă eșuează.
Scopul proceselor-verbale ale ședințelor
Procesul-verbal documentează deciziile și discuțiile care au avut loc în timpul unei întâlniri. Ca o înregistrare scrisă, procesul-verbal poate servi și ca documentația legală a reuniunii. Orice tip de întâlnire poate înregistra minute, de la consiliul de administrație oficial al corporației la întâlnirea personalului unei organizații cu o întâlnire a comunității cu privire la politicile publice.
Luarea de minute
Abilitățile organizaționale, de ascultare și de luare a notabilelor pot fi utile pentru înregistrarea proceselor-verbale la o întâlnire. Nu totul a spus în timpul întâlnirii ar trebui să fie documentate; în schimb, concentrați-vă asupra punctelor-cheie, cum ar fi:
- Data, ora și locația întâlnirii
- Lista participanților
- Principalele subiecte discutate
- Moțiunile făcute
- Deciziile finalizate
- Acțiunile finalizate
- Orice măsuri care ar trebui adoptate înainte de următoarea ședință
Propuneri nereușite
Atunci când un participant la întâlnire dorește să introducă o problemă pentru examinare, se face o moțiune. De obicei, o mișcare trebuie să fie detașată - adică un alt participant este de acord că problema ar trebui luată în considerare - ca mișcarea să avanseze și să se discute. Dacă mișcarea nu este detașată, se numește a eșec mișcare. Chiar și o mișcare nereușită trebuie documentată în procesul-verbal. Scrie cine a făcut mișcarea, din ce mișcare consta, și că a eșuat. De exemplu, o metodă de înregistrare a acesteia ar putea să arate ca:
- Mişcare: Toate computerele din bibliotecă trebuie înlocuite cu modele noi și actuale. Propunere introdusă de Bill Smith. Propunerea nu este detașată; mișcarea nu a reușit.
Propunerile detașate pot să nu reușească dacă nu au suficiente voturi. După ce o mișcare este detașată și se mișcă înainte, participanții la întâlnire dezbat problema. Moțiunea nu reușește dacă majoritatea votanților nu sunt în favoarea transmiterii problemei. Acest lucru trebuie înregistrat în procesul-verbal ca atare:
- Mişcare: Toate computerele din bibliotecă trebuie înlocuite cu modele noi și actuale. Propunere introdusă de Bill Smith. Propunere detașată de Bob Jones. Votul a fost de 5-2 împotrivă; mișcarea nu a reușit.
